Cách xuất hóa đơn bán hàng bao gồm phí vận chuyển

Xuất hóa đơn bán hàng bao gồm phí vận chuyển đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch thương mại và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Thủ tục này không chỉ minh bạch hóa chi phí mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính. Việc nắm rõ quy trình thực hiện sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.

1. Tầm quan trọng của việc xuất hóa đơn đúng quy định khi có phí vận chuyển

Việc lập hóa đơn đúng quy định khi bán hàng kèm phí vận chuyển giúp doanh nghiệp phản ánh đầy đủ giá trị giao dịch, tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo đúng quy định. Trường hợp bên bán thu thêm phí vận chuyển từ người mua thì khoản phí này cần được thể hiện phù hợp với bản chất giao dịch và thỏa thuận giữa các bên.

Việc lập hóa đơn đầy đủ giúp doanh nghiệp và khách hàng thuận tiện trong việc đối chiếu, thanh toán và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

2. Các quy định cần lưu ý theo Luật Quản lý thuế 2025 và quy định về hóa đơn

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn phải phản ánh đúng nội dung giao dịch phát sinh.

Trường hợp phí vận chuyển do bên bán thu cùng với tiền hàng theo hợp đồng hoặc thỏa thuận với khách hàng thì khoản phí này được xác định là khoản thu liên quan đến giao dịch bán hàng và cần được thể hiện trên hóa đơn theo đúng bản chất giao dịch.

Về thuế giá trị gia tăng, trường hợp phí vận chuyển là khoản thu kèm theo việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì khoản thu này được xác định trong giá tính thuế và áp dụng thuế suất GTGT phù hợp với hàng hóa, dịch vụ chính theo quy định của pháp luật thuế.

Ví dụ: Hàng hóa chịu thuế GTGT 10% thì khoản phí vận chuyển thu kèm trong cùng giao dịch bán hàng được xác định theo mức thuế suất phù hợp với giao dịch đó.

Trường hợp dịch vụ vận chuyển là một giao dịch độc lập hoặc do đơn vị vận chuyển trực tiếp cung cấp thì việc lập hóa đơn được thực hiện theo giao dịch thực tế của từng bên.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào hợp đồng, phương thức cung cấp dịch vụ và bản chất giao dịch để xác định cách lập hóa đơn phù hợp.

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn tiền điện miền Bắc

3. Cách xuất hóa đơn bán hàng bao gồm phí vận chuyển

Bước 1: Xác định giá trị giao dịch

Doanh nghiệp xác định giá trị hàng hóa và khoản phí vận chuyển theo hợp đồng hoặc thỏa thuận với khách hàng.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Trường hợp phí vận chuyển do bên bán thu cùng với tiền hàng, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử và thể hiện đầy đủ các nội dung giao dịch.

Khoản phí vận chuyển nên được ghi thành một dòng riêng trên hóa đơn, ví dụ: “Phí vận chuyển theo hợp đồng/thỏa thuận số…” và áp dụng cùng mức thuế suất GTGT với hàng hóa, dịch vụ chính nếu thuộc cùng giao dịch bán hàng.

Bước 3: Kiểm tra và ký số hóa đơn

Doanh nghiệp kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như tên người mua, hàng hóa, phí vận chuyển, thuế suất, tiền thuế (nếu có) và các chỉ tiêu bắt buộc khác trước khi ký số, gửi cho người mua.

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn và kê khai thuế

Sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp lưu giữ hóa đơn điện tử và chứng từ liên quan theo quy định, đồng thời thực hiện kê khai thuế đối với khoản doanh thu phát sinh.

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử

4. Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Một số sai sót thường gặp gồm:

• Ghi thiếu hoặc ghi sai khoản phí vận chuyển trên hóa đơn;
• Không tách riêng khoản phí vận chuyển khi cần thiết;
• Xác định không đúng thuế suất GTGT áp dụng cho phí vận chuyển;
• Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng, đối chiếu chứng từ trước khi lập hóa đơn và cập nhật các quy định mới về hóa đơn, chứng từ.

5. Câu hỏi thường gặp

Phí vận chuyển có được tính vào giá trị tính thuế giá trị gia tăng không?

Trả lời: Có. Trường hợp bên bán thu phí vận chuyển cùng với tiền bán hàng theo hợp đồng hoặc thỏa thuận thì khoản phí này được xác định là khoản thu liên quan đến giao dịch bán hàng và thực hiện xác định nghĩa vụ thuế GTGT theo quy định của pháp luật thuế.

Có được xuất hóa đơn riêng cho phí vận chuyển không?

Trả lời: Tùy từng trường hợp. Nếu phí vận chuyển là khoản thu kèm trong giao dịch bán hàng thì doanh nghiệp có thể thể hiện trên cùng hóa đơn bán hàng. Trường hợp dịch vụ vận chuyển là giao dịch độc lập hoặc do đơn vị vận chuyển trực tiếp cung cấp thì việc lập hóa đơn được thực hiện theo giao dịch thực tế.

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn trong bao lâu?

Theo quy định của Luật Kế toán, hóa đơn điện tử và các chứng từ kế toán liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp cũng phải bảo đảm việc lưu trữ, bảo quản và khả năng tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Xuất hóa đơn bán hàng bao gồm phí vận chuyển đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao uy tín trong mắt đối tác và khách hàng. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên sâu hơn, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được tư vấn kịp thời.