Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Quy định pháp lý hiện hành về xuất hóa đơn cho bán lẻ cá nhân tiêu dùng
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/6/2025), khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn giao cho người mua. Điều này áp dụng cho mọi giao dịch, bao gồm bán lẻ trực tiếp đến cá nhân tiêu dùng không kinh doanh. Cụ thể, khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ: "Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua".
Đối với bán lẻ, hình thức hóa đơn phổ biến là hóa đơn bán hàng (mẫu số 01GTKT3/001) hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (áp dụng bắt buộc từ 01/6/2025 đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên theo khoản 1 Điều 51 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi). Hóa đơn này phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm tên, địa chỉ người bán, người mua (nếu có), thông tin hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thuế suất (nếu áp dụng), tổng số tiền thanh toán.
Tuy nhiên, pháp luật không bắt buộc ghi thông tin chi tiết người mua (tên, địa chỉ, số căn cước công dân – CCCD) đối với giao dịch bán lẻ cho cá nhân tiêu dùng thông thường. Khoản 2 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: "Trên hóa đơn điện tử ghi thông tin người mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, trừ trường hợp người mua không lấy hóa đơn". Điều này ngụ ý rằng nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn có thông tin cá nhân hóa, người bán có thể xuất hóa đơn chung (hóa đơn bán lẻ) mà không cần thu thập dữ liệu CCCD.
Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi năm 2024) và Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định cụ thể bắt buộc xin CCCD cho mọi giao dịch bán lẻ. Thay vào đó, việc thu thập thông tin chỉ nhằm mục đích xác định người mua khi cần thiết, như kiểm tra tính hợp pháp hoặc hỗ trợ khấu trừ thuế đầu vào cho người mua (nếu họ là doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh).
2. Trường hợp không cần thiết phải xin thông tin CCCD của khách hàng
Trong hoạt động bán lẻ tiêu dùng cá nhân, đa số giao dịch không yêu cầu thông tin CCCD vì khách hàng thường mua để sử dụng cá nhân, không nhằm mục đích khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo hướng dẫn tại Công văn 3590/TCT-CS năm 2021 của Tổng cục Thuế, đối với bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như siêu thị, cửa hàng bán lẻ), người bán chỉ cần xuất hóa đơn bán lẻ ghi "người mua không lấy hóa đơn" hoặc thông tin chung nếu khách không cung cấp.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, yêu cầu kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, nhưng không thay đổi nguyên tắc về thông tin người mua. Nếu khách hàng từ chối cung cấp CCCD, người bán vẫn có thể lập hóa đơn với dòng "Khách lẻ" hoặc "Người mua không ghi thông tin", miễn là ghi nhận đầy đủ giá trị giao dịch để kê khai thuế. Điều này giúp tránh tình trạng khách từ chối mua hàng do lo ngại bảo mật thông tin cá nhân, đồng thời tuân thủ nguyên tắc "bán hàng phải có hóa đơn" mà không làm phức tạp quy trình.
3. Rủi ro pháp lý nếu không xin thông tin và cách xử lý tình huống khách từ chối
Mặc dù không bắt buộc, việc không ghi thông tin người mua có thể phát sinh rủi ro nếu cơ quan thuế kiểm tra và nghi ngờ giao dịch không minh bạch, chẳng hạn như nghi vấn hóa đơn khống hoặc trốn thuế. Theo Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng nếu không lập hóa đơn hoặc lập sai nội dung bắt buộc. Tuy nhiên, đối với bán lẻ cá nhân, rủi ro này thấp nếu doanh nghiệp chứng minh được giao dịch thực tế qua dữ liệu máy tính tiền và báo cáo doanh thu.
Khi khách từ chối cung cấp CCCD, doanh nghiệp nên:
- Giải thích ngắn gọn rằng thông tin chỉ dùng cho hóa đơn và bảo mật theo Luật An ninh mạng 2018.
- Xuất hóa đơn bán lẻ chung, ghi chú "Khách không cung cấp thông tin".
- Lưu trữ dữ liệu giao dịch nội bộ để đối chiếu khi cần.
Từ 01/7/2025, theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025), mọi giao dịch dưới 20 triệu đồng cũng phải có hóa đơn nếu người mua muốn khấu trừ thuế, nhưng đối với cá nhân tiêu dùng không khấu trừ, quy trình vẫn giữ nguyên. Doanh nghiệp bán lẻ nên cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để tự động xử lý trường hợp này, tránh tranh chấp.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận