Xin chào cả nhà, mình có một thắc mắc như này, công ty mình là công ty nhỏ thôi ạ, công ty xuất hóa đơn cho khách lẻ mà họ không cung cấp tên, địa chỉ, bây giờ mình xuất hóa đơn đó, mình ghi tên nhân viên và mã số thuế của nhân viên có được không (nhân viên đồng ý), như vậy có rủi ro gì không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về nội dung hóa đơn

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn phải ghi đầy đủ, chính xác các nội dung bắt buộc, bao gồm thông tin về người bán và người mua. Cụ thể, tên người mua phải phản ánh đúng đối tượng thực tế tham gia giao dịch để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của hóa đơn. Trường hợp xuất hóa đơn cho khách lẻ (thường là cá nhân không kinh doanh), thông tin người mua có thể ghi là "Người mua không kinh doanh" nếu không có yêu cầu cụ thể, nhưng tuyệt đối không được ghi thay bằng tên nhân viên hoặc thông tin không liên quan đến người mua thực tế. Nếu khách lẻ là cá nhân kinh doanh, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn điện tử, người bán bắt buộc phải ghi rõ tên và mã số thuế của cá nhân kinh doanh đó làm người mua.

Việc ghi tên nhân viên thay vì tên khách hàng vi phạm nguyên tắc chính xác thông tin, dẫn đến hóa đơn không phù hợp với thực tế giao dịch. Điều này có thể làm hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối công nhận khi kiểm tra, đặc biệt trong trường hợp sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng minh chi phí hợp lý theo quy định của Luật Thuế GTGT 2024.

Rủi ro tiềm ẩn khi ghi sai thông tin người mua

• Rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn ghi sai tên người mua có thể bị coi là không hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dẫn đến việc người bán không được khấu trừ thuế đầu vào hoặc người mua không sử dụng được hóa đơn để kê khai thuế. Trong trường hợp kiểm tra sau, cơ quan thuế có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, gây chậm trễ trong quy trình kế toán.
• Rủi ro hành chính và phạt tiền: Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, chứng từ (liên quan chặt chẽ với Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hành vi lập hóa đơn không đầy đủ hoặc không chính xác nội dung có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với cá nhân, và từ 8.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức. Nếu sai sót lặp lại hoặc gây thiệt hại lớn, mức phạt có thể tăng lên đến 50.000.000 đồng, kèm theo buộc điều chỉnh và nộp bổ sung thuế nếu phát hiện gian lận.
• Rủi ro trong giao dịch và tranh chấp: Khách lẻ có thể khiếu nại vì hóa đơn không mang tên mình, dẫn đến khó khăn trong việc hoàn tiền, bảo hành hoặc sử dụng làm chứng từ pháp lý. Đối với người bán, điều này ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh và có thể dẫn đến tranh chấp dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt nếu giao dịch liên quan đến giá trị lớn.

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 32/2025/TT-BTC, đồng thời đào tạo nhân viên về việc ghi thông tin chính xác dựa trên yêu cầu của khách hàng.

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro kiểm tra thuế. Đồng thời, nó nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch, bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.