Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định chung về hóa đơn điện tử cho bán hàng online
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định này (sau đây gọi tắt là Thông tư 78/2021/TT-BTC), việc xuất hóa đơn cho khách hàng mua sắm trực tuyến qua các nền tảng như Viettel phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
Từ ngày 01/7/2022, hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc đối với mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả bán hàng online. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch, giảm thủ tục giấy tờ và hỗ trợ quản lý thuế điện tử. Đối với bán hàng qua Viettel (như nền tảng thương mại điện tử hoặc dịch vụ vận chuyển), doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận giao dịch, gửi trực tiếp cho khách hàng qua email, ứng dụng hoặc cổng thông tin điện tử.
Loại hóa đơn được sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng cho các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2013). Loại này phù hợp với hầu hết các giao dịch online qua Viettel, nơi doanh nghiệp là người nộp thuế GTGT.
- Hóa đơn bán hàng: Sử dụng cho giao dịch bán lẻ không chịu thuế GTGT hoặc dưới ngưỡng chịu thuế, theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp bán hàng online qua Viettel, nếu khách hàng là cá nhân không yêu cầu hóa đơn GTGT, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn bán hàng điện tử.
Cả hai loại đều phải là hóa đơn điện tử, có thể có mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế) hoặc không có mã (nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được đăng ký với cơ quan thuế), theo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho bán hàng online qua Viettel được quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Đối với bán hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trong giao dịch online, thời điểm này thường là khi hàng hóa được giao đến tay khách hàng qua dịch vụ vận chuyển của Viettel.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc theo tiến độ nếu hợp đồng quy định thanh toán theo giai đoạn.
Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn ngay khi đặt hàng, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tạm thời và điều chỉnh sau khi giao hàng thực tế. Việc chậm trễ lập hóa đơn có thể dẫn đến xử phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Thông tin cần có trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ thông tin theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Phụ lục I Thông tư 78/2021/TT-BTC, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có); đối với khách hàng cá nhân mua online qua Viettel, có thể ghi "Khách hàng không lấy hóa đơn" nếu không yêu cầu.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT (nếu áp dụng), tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số của người bán và mã xác thực của cơ quan thuế (nếu hóa đơn có mã).
Đối với giao dịch online, hóa đơn phải được gửi điện tử cho khách hàng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm lập, và lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm.
Quy trình xuất hóa đơn cho khách mua online qua Viettel
Việc xuất hóa đơn điện tử cho giao dịch online qua Viettel được thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, theo quy trình sau tại Điều 13 và Điều 14 Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi triển khai, thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Quy trình này mất khoảng 1-3 ngày làm việc, và doanh nghiệp nhận thông báo chấp thuận để sử dụng phần mềm phù hợp (như phần mềm của Viettel hoặc các nhà cung cấp khác).
Bước 2: Lập và ký hóa đơn điện tử
Sau khi nhận đơn hàng online qua nền tảng Viettel, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để nhập thông tin giao dịch (hàng hóa, giá trị, thông tin khách hàng). Hóa đơn được lập tự động hoặc thủ công, sau đó ký số điện tử bởi người đại diện theo pháp luật. Nếu sử dụng máy tính tiền kết nối, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng và cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử được truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế trong ngày lập (theo Điều 22 Thông tư 78/2021/TT-BTC). Đồng thời, gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS hoặc liên kết trên ứng dụng Viettel Post/Thương mại điện tử. Khách hàng có thể tải hóa đơn về để kiểm tra tính hợp pháp qua hệ thống của Tổng cục Thuế.
Bước 4: Lưu trữ và báo cáo
Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống máy chủ hoặc dịch vụ lưu trữ được chứng nhận, đảm bảo an toàn và dễ tra cứu. Hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế theo mẫu quy định.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa quy trình kinh doanh online và đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế cho khách hàng. Đồng thời, góp phần thúc đẩy môi trường thương mại điện tử minh bạch tại Việt Nam. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận