Anh chị cho em hỏi, công ty em sản xuất, khách đặt 100 sản phẩm. Họ đặt cọc, tạm ứng cho em 50% để em mới tiến hành sản xuất. Thì khoản đặt cọc hoặc tạm ứng đó có cần xuất hóa đơn không ạ. Em thấy dịch vụ thì xuất hóa đơn, còn đây là bán sản phẩm. Chưa giao hàng, chưa sản xuất, không biết xuất hóa đơn thế nào được.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Cơ sở pháp lý liên quan đến việc xuất hóa đơn cho khoản đặt cọc hoặc tạm ứng trong hoạt động bán hàng hóa

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về hóa đơn, chứng từ và thuế giá trị gia tăng (GTGT), việc xuất hóa đơn cho các khoản tiền nhận trước như đặt cọc hoặc tạm ứng phụ thuộc vào bản chất giao dịch. Cụ thể, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) là văn bản cốt lõi hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn.

Đối với hoạt động bán hàng hóa, bao gồm cả sản xuất và cung cấp sản phẩm hữu hình, khoản đặt cọc hoặc tạm ứng được xem là khoản tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng, không phải là khoản thanh toán cho việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. Điều này khác biệt rõ rệt so với cung cấp dịch vụ, nơi thời điểm thu tiền trước có thể kích hoạt nghĩa vụ xuất hóa đơn. Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính (hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT) cũng xác định rằng các khoản tiền đặt cọc, ký quỹ theo hợp đồng kinh tế không chịu thuế GTGT tại thời điểm nhận, trừ khi hợp đồng quy định khác.

Trong trường hợp của Anh/Chị, công ty sản xuất sản phẩm và nhận 50% giá trị hợp đồng dưới dạng đặt cọc hoặc tạm ứng để tiến hành sản xuất, giao dịch này thuộc phạm vi bán hàng hóa. Do đó, không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm nhận tiền, vì chưa phát sinh doanh thu thực tế.

2. Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán sản phẩm sản xuất và lý do không cần xuất khi nhận đặt cọc

Thời điểm lập hóa đơn GTGT đối với bán hàng hóa được quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: "Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền." Điều này có nghĩa là hóa đơn chỉ được xuất khi sản phẩm đã được sản xuất xong, giao hàng và khách hàng nhận bàn giao, bất kể việc thanh toán trước hay sau.

Lý do không cần xuất hóa đơn cho khoản đặt cọc 50% là vì khoản tiền này chưa gắn liền với việc chuyển giao hàng hóa. Theo hướng dẫn tại Công văn số 848/BTC-TCT ngày 15/5/2014 của Bộ Tài chính, khoản tạm ứng hoặc đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa không phải là cơ sở để lập hóa đơn GTGT. Nếu xuất hóa đơn sớm, công ty có nguy cơ bị cơ quan thuế điều chỉnh, dẫn đến phát sinh thuế không đúng và phải hoàn lại tiền thuế cho khách hàng sau này.

Ví dụ minh họa: Giả sử hợp đồng trị giá 100 triệu đồng, khách hàng tạm ứng 50 triệu đồng. Tại thời điểm nhận tiền, công ty chỉ cần ghi nhận vào tài khoản "Tạm ứng khách hàng" (TK 131 hoặc 3387 theo hệ thống kế toán Việt Nam), mà không cần hóa đơn. Khi giao 100 sản phẩm, công ty xuất hóa đơn cho toàn bộ giá trị 100 triệu đồng, và phần tạm ứng sẽ được khấu trừ vào khoản thanh toán còn lại.

So sánh với dịch vụ (như Anh/Chị đề cập), thời điểm lập hóa đơn cho cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền trước (Khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), trừ một số dịch vụ đặc thù như tư vấn, kiểm toán không áp dụng cho tạm ứng. Do sản phẩm của Anh/Chị là hàng hóa hữu hình, quy định về hàng hóa được ưu tiên áp dụng.

3. Các trường hợp ngoại lệ và rủi ro nếu xuất hóa đơn không đúng quy định

Mặc dù quy định chung là không cần xuất hóa đơn cho đặt cọc bán hàng hóa, vẫn có một số ngoại lệ cần lưu ý. Nếu hợp đồng quy định rõ khoản tạm ứng 50% là "thanh toán một phần giá trị hợp đồng" và gắn với việc bắt đầu sản xuất (chứ không phải bảo đảm), thì có thể xem xét xuất hóa đơn tạm thời theo Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, áp dụng cho các trường hợp giao hàng từng phần. Tuy nhiên, trong mô tả của Anh/Chị, khoản tiền nhằm "để em mới tiến hành sản xuất" nên vẫn thuộc dạng bảo đảm, không phải thanh toán từng phần.

Một ngoại lệ khác là nếu khách hàng là tổ chức nước ngoài hoặc giao dịch đặc biệt theo Luật Quản lý thuế 2019, có thể yêu cầu chứng từ tạm thời, nhưng vẫn không bắt buộc hóa đơn GTGT. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, nếu xuất không đúng thời điểm (ví dụ xuất sớm cho tạm ứng), công ty có thể bị phạt từ 3-5 triệu đồng nếu không dẫn đến chậm nộp thuế, hoặc 4-8 triệu đồng nếu gây sai sót lớn hơn. Hơn nữa, việc xuất hóa đơn sớm có thể làm méo mó báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!