Cách xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa

Xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ nghĩa vụ thuế và tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Thủ tục này đòi hỏi sự chính xác về thông tin, hình thức hóa đơn cũng như thời điểm xuất hóa đơn để tránh các rủi ro bị xử phạt. Hiểu rõ cách thực hiện đúng quy định sẽ hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Cách xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa

Khi cung cấp dịch vụ sửa chữa, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin người bán, người mua, nội dung dịch vụ, giá trị thanh toán và thuế suất áp dụng.

Trường hợp dịch vụ sửa chữa có thay thế vật tư, phụ tùng, linh kiện, doanh nghiệp cần thể hiện rõ tiền công sửa chữa và từng loại vật tư thay thế với số lượng, đơn giá phù hợp với hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ giao nhận, không nên ghi gộp toàn bộ thành “dịch vụ sửa chữa”.

Quy trình thực hiện gồm:

Bước 1: Kiểm tra thông tin giao dịch

Đối chiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu bàn giao và chứng từ liên quan để xác định chính xác nội dung sửa chữa, vật tư thay thế (nếu có) và giá trị thanh toán.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử đã đăng ký, ghi rõ nội dung dịch vụ, vật tư thay thế, số lượng, đơn giá, thuế suất và các nội dung bắt buộc theo quy định.

Bước 3: Ký số, gửi hóa đơn và kê khai thuế

Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp ký số, gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời thực hiện ghi nhận doanh thu, hạch toán và kê khai thuế theo quy định.

2. Các loại hóa đơn sử dụng khi cung cấp dịch vụ sửa chữa

Tùy phương pháp tính thuế, doanh nghiệp sử dụng:

• Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ;
• Hóa đơn bán hàng điện tử đối với tổ chức, cá nhân áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp.
• Thuế suất thuế GTGT đối với dịch vụ sửa chữa được xác định theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và văn bản hướng dẫn.

Trường hợp dịch vụ sửa chữa thuộc nhóm được giảm thuế GTGT thì áp dụng thuế suất 8% từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026 theo Nghị quyết số 204/2025/QH15 và Nghị định số 174/2025/NĐ-CP. Trường hợp không thuộc diện giảm thuế thì áp dụng mức thuế suất theo quy định hiện hành.

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn đỏ và hóa đơn giá trị gia tăng

3. Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa

Theo quy định về thời điểm lập hóa đơn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với dịch vụ sửa chữa, hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn, trừ các trường hợp không phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo quy định.

Doanh nghiệp không được xuất hóa đơn lùi ngày hoặc ghi sai thời điểm lập hóa đơn vì có thể bị xử phạt theo quy định về hóa đơn, chứng từ.

Xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn tiền điện miền Trung

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Ghi đúng nội dung dịch vụ, thông tin người mua, giá trị giao dịch;
• Phân tách rõ tiền công sửa chữa và vật tư, phụ tùng thay thế (nếu có);
• Đảm bảo thông tin trên hóa đơn phù hợp với hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận;
• Xử lý sai sót hóa đơn theo đúng quy định, không tự ý sửa chữa dữ liệu đã phát hành;
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan để phục vụ việc kiểm tra, giải trình.

5. Câu hỏi thường gặp

Xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Có được xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa sau khi hoàn thành nhiều ngày không?

Trả lời: Không. Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ. Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính.

Dịch vụ sửa chữa có phải chịu thuế giá trị gia tăng không?

Trả lời: Có. Dịch vụ sửa chữa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024. Trường hợp thuộc nhóm được giảm thuế theo Nghị quyết số 204/2025/QH15 và Nghị định số 174/2025/NĐ-CP thì áp dụng thuế suất 8% từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026; trường hợp không thuộc diện giảm thuế thì áp dụng mức thuế suất theo quy định hiện hành.

Xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín với khách hàng. Để được hỗ trợ chi tiết và cập nhật các quy định mới nhất, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu và giải quyết nhanh chóng mọi vướng mắc.