Xuất hóa đơn điện tử khi khách không cung cấp thông tin cá nhân

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

Nội dung bài viết

1. Quy định về xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải tuân thủ quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cụ thể, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, khi bán hàng hóa (như bia, nước ngọt), doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử tại thời điểm chuyển giao hàng hóa, bất kể đã thu tiền hay chưa. Hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc, bao gồm thông tin của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có) theo Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối với trường hợp khách hàng là cá nhân, tổ chức không kinh doanh hoặc không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và ghi rõ thông tin người mua theo thông tin thực tế (nếu khách hàng cung cấp) hoặc ghi “khách hàng không lấy hóa đơn” trong trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin.

2. Trường hợp khách hàng không cung cấp thông tin để xuất hóa đơn

Khi khách hàng mua sỉ bia, nước ngọt nhưng không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) để lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xử lý như sau:

Ghi thông tin “khách hàng không lấy hóa đơn”

Theo hướng dẫn tại Công văn 4316/TCT-CS ngày 30/10/2020 của Tổng cục Thuế, nếu khách hàng không cung cấp thông tin, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong phần thông tin người mua, doanh nghiệp ghi “khách hàng không lấy hóa đơn” và để trống các trường thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế. Các nội dung khác như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT (10% đối với bia, nước ngọt) phải được ghi đầy đủ và chính xác.

Lưu trữ hóa đơn

Hóa đơn điện tử này vẫn phải được lưu trữ đầy đủ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về tính bảo mật và khả năng truy xuất.

Kê khai thuế GTGT

Các hóa đơn này vẫn được kê khai thuế GTGT đầu ra bình thường trong kỳ kê khai thuế của doanh nghiệp, theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC. Điều này đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro bị xử phạt do không lập hóa đơn.

3. Xử lý khi khách hàng từ chối nhận hóa đơn

Trường hợp khách hàng từ chối nhận hóa đơn hoặc ngại cung cấp thông tin, doanh nghiệp cần giải thích rõ ràng về nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định pháp luật. Một số hướng dẫn cụ thể:

Tuyên truyền, giải thích cho khách hàng: Doanh nghiệp nên thông báo với khách hàng rằng việc lập hóa đơn điện tử là bắt buộc theo quy định pháp luật, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong giao dịch. Nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh, họ không cần lo ngại về việc cung cấp thông tin cá nhân, vì thông tin này chỉ phục vụ mục đích lập hóa đơn và không ảnh hưởng đến quyền lợi của họ.
Cung cấp hóa đơn theo yêu cầu: Nếu khách hàng sau đó yêu cầu nhận hóa đơn, doanh nghiệp có thể cung cấp bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF hoặc XML) thông qua email, tin nhắn, hoặc các phương tiện điện tử khác, theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Ghi nhận giao dịch: Để tránh tranh chấp, doanh nghiệp nên ghi nhận thông tin giao dịch (ví dụ: ngày giao hàng, số lượng, giá trị) trong sổ sách hoặc hệ thống nội bộ, kèm theo thông tin liên lạc của khách hàng (nếu có) để đối chiếu khi cần.

4. Biện pháp tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ

Để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, công ty Anh/Chị nên thực hiện các biện pháp sau:

Đào tạo nhân viên: Đảm bảo đội ngũ nhân viên kế toán và bán hàng nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là cách xử lý khi khách hàng không cung cấp thông tin. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty sử dụng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được cơ quan thuế chấp thuận. Phần mềm cần hỗ trợ lập hóa đơn với trường hợp “khách hàng không lấy hóa đơn” một cách tự động và chính xác.

Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC

ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.

Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.

– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.

– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.

– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.

💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.

– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.

– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.