Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được quản lý chủ yếu bởi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, và các văn bản hướng dẫn thi hành như Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính. Đặc biệt, từ ngày 01/6/2025, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực, nhằm hoàn thiện hơn các quy định về HĐĐT, bao gồm việc khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (có hiệu lực từ 01/7/2020) tại Điều 89 cũng định nghĩa rõ HĐĐT là tập hợp thông tin về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới dạng dữ liệu điện tử, phải được lập, gửi và nhận qua phương tiện điện tử.
Đối với doanh nghiệp (bao gồm công ty như trường hợp của Anh/Chị), việc sử dụng HĐĐT là bắt buộc nếu nộp thuế theo phương pháp kê khai, và phải đăng ký với cơ quan thuế trước khi triển khai. "Kê khai đăng ký" ở đây được hiểu là việc nộp tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKĐ-HĐĐT (phụ lục IA Nghị định 123), được cơ quan thuế chấp thuận thì mới được phép sử dụng.
Việc xuất HĐĐT trước khi có chấp thuận này được coi là vi phạm quy trình đăng ký, vì theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định 123, từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng các hình thức hóa đơn cũ và chỉ sử dụng HĐĐT mới. Ngược lại, nếu chưa đăng ký, việc tự ý xuất HĐĐT có thể dẫn đến tình trạng hóa đơn không hợp lệ, không được cấp mã xác thực của cơ quan thuế (nếu thuộc loại có mã), và không được khấu trừ thuế đầu vào.
2. Hậu quả pháp lý nếu xuất hóa đơn điện tử trước khi đăng ký
Có, việc công ty của Anh/Chị xuất HĐĐT trước khi kê khai đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Cụ thể:
- Theo Khoản 1 Điều 24 Nghị định 125, hành vi "lập hóa đơn không đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định" (bao gồm thiếu thông tin đăng ký hoặc mã xác thực do chưa đăng ký) có mức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
- Nếu HĐĐT được xuất mà không có mã của cơ quan thuế (đối với loại hóa đơn có mã bắt buộc), theo Khoản 2 Điều 24, mức phạt có thể lên đến 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm.
- Ngoài ra, nếu vi phạm dẫn đến kê khai sai doanh thu hoặc trốn thuế, có thể áp dụng Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, với mức phạt từ 20% đến 100% số thuế trốn, kèm truy thu và lãi chậm nộp (0,03%/ngày).
Trong thực tiễn, cơ quan thuế thường kiểm tra qua hệ thống kết nối dữ liệu điện tử (theo Nghị định 70/2025), nên các HĐĐT không hợp lệ dễ bị phát hiện khi đối tác kê khai thuế đầu vào. Trường hợp của Anh/Chị, nếu số lượng hóa đơn ít và chưa gây thiệt hại ngân sách, mức phạt có thể chỉ ở mức cảnh cáo hoặc thấp, nhưng vẫn cần khắc phục kịp thời để tránh rủi ro lan rộng. Theo các hướng dẫn từ Tổng cục Thuế (trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn), doanh nghiệp phải hủy hoặc điều chỉnh các hóa đơn không hợp lệ trước khi kê khai kỳ thuế liên quan.
3. Hướng dẫn khắc phục và các bước tiếp theo
Để giảm thiểu rủi ro, Anh/Chị cần hành động ngay lập tức theo các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra và tạm dừng xuất hóa đơn. Dừng ngay việc xuất thêm HĐĐT cho đến khi hoàn tất đăng ký. Kiểm tra toàn bộ HĐĐT đã xuất (qua phần mềm cung cấp dịch vụ HĐĐT) để xác định số lượng và nội dung vi phạm.
- Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT. Sử dụng mẫu 01/ĐKĐ-HĐĐT, điền đầy đủ thông tin về ký hiệu mẫu số, số lượng dự kiến, và nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (như VNPT, Viettel, BKAV). Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Thời gian xử lý thường 1-3 ngày làm việc; sau khi chấp thuận, ngày xuất HĐĐT đầu tiên phải sau ngày chấp thuận ít nhất 1 ngày.
- Bước 3: Xử lý hóa đơn đã xuất sai. Theo Điều 19 Nghị định 123, lập hóa đơn điều chỉnh (ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…") hoặc thay thế, gửi cho đối tác và cơ quan thuế. Nếu hóa đơn chưa kê khai, có thể hủy và xuất lại sau đăng ký. Lưu ý cam kết với đối tác về việc điều chỉnh để tránh tranh chấp.
- Bước 4: Kê khai bổ sung nếu cần. Nếu HĐĐT sai đã dùng để kê khai thuế, nộp tờ khai bổ sung theo Điều 47 Luật Quản lý thuế, kèm giải trình để tránh phạt chậm nộp.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận