Chào mấy anh chị. Em xây nhà yêu cầu xuất hóa đơn đỏ để hoàn công, nhưng họ không xuất được hóa đơn đỏ, chỉ có tờ giấy bảng báo giá vật tư họ đưa. Vậy làm sao để có được hóa đơn đỏ?

Xuất hóa đơn đỏ hoàn công khi nhà thầu không cung cấp

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Khái niệm và cơ sở pháp lý

Hóa đơn giá trị gia tăng (thường gọi là “hóa đơn đỏ”) khi hoàn công là hóa đơn được lập để ghi nhận doanh thu đối với khối lượng công việc đã hoàn thành, thường phát sinh trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt hoặc cung ứng dịch vụ, tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc hoàn thành dịch vụ theo hợp đồng.

Theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính về hóa đơn, chứng từ, nhà thầu/cá nhân cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp nhà thầu đã hoàn thành công việc nhưng chưa xuất hóa đơn theo quy định, bên nhận dịch vụ (chủ đầu tư) có quyền yêu cầu nhà thầu thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn, đồng thời phối hợp với cơ quan thuế khi cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Việc lập và sử dụng hóa đơn đúng thời điểm là cơ sở để kê khai chi phí hợp lệ, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (nếu đủ điều kiện), đồng thời góp phần đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và hạn chế rủi ro pháp lý cho cả bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ.

Điều kiện áp dụng

Để xuất hóa đơn đỏ hoàn công khi nhà thầu không cung cấp, cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có hợp đồng ký kết rõ ràng giữa bên giao thầu và nhà thầu, chứng minh công việc đã hoàn thành (ví dụ: biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao).
• Nhà thầu đã nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng nhưng từ chối hoặc chậm trễ cung cấp hóa đơn.
• Bên nhận dịch vụ đã gửi yêu cầu bằng văn bản đến nhà thầu ít nhất 15 ngày mà không nhận được phản hồi, theo nguyên tắc tự giác thực hiện nghĩa vụ thuế tại Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Không áp dụng nếu nhà thầu phá sản hoặc mất khả năng cung cấp, lúc này cần chuyển sang thủ tục khác theo quy định của cơ quan thuế.

Quy trình thực hiện

Việc xuất hóa đơn đỏ hoàn công được tiến hành theo các bước sau, dựa trên quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019:

Bước 1: Gửi yêu cầu chính thức đến nhà thầu

Bên nhận dịch vụ lập văn bản yêu cầu nhà thầu xuất hóa đơn trong thời hạn 7-15 ngày, kèm theo hợp đồng và biên bản nghiệm thu. Văn bản này phải gửi qua đường bưu điện có xác nhận hoặc email có chữ ký số để làm cơ sở pháp lý. Nếu nhà thầu không phản hồi, bước này giúp chứng minh nỗ lực hợp tác, tránh bị cơ quan thuế xử phạt về việc không kê khai đầy đủ chứng từ. Quy trình này đảm bảo tuân thủ nguyên tắc trách nhiệm của người bán theo Điều 15 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 2: Lập biên bản xác nhận hoàn công và liên hệ cơ quan thuế

Nếu nhà thầu vẫn không cung cấp, bên nhận dịch vụ lập biên bản nội bộ xác nhận hoàn thành công việc, bao gồm giá trị giao dịch và lý do thiếu hóa đơn. Sau đó, nộp hồ sơ đến Chi cục Thuế quản lý để yêu cầu hướng dẫn xuất hóa đơn thay thế hoặc chứng từ tương đương. Hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng gốc và phụ lục.
• Biên bản nghiệm thu công trình hoặc dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng).
• Văn bản yêu cầu gửi nhà thầu và biên bản không phản hồi.

Cơ quan thuế sẽ xem xét và có thể cấp xác nhận để bên nhận dịch vụ tự kê khai khấu trừ thuế đầu vào, theo Điều 20 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Thời gian xử lý thường từ 5-10 ngày làm việc.

Bước 3: Kê khai và xuất hóa đơn hoàn công

Dựa trên xác nhận của cơ quan thuế, bên nhận dịch vụ kê khai vào tờ khai thuế GTGT theo quý hoặc tháng. Nếu được phép, có thể sử dụng hóa đơn điện tử do bên nhận dịch vụ tự xuất dưới dạng chứng từ hoàn công, ghi rõ "Hóa đơn hoàn công theo yêu cầu của cơ quan thuế". Việc này phải thực hiện qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo mã số thuế của nhà thầu được ghi nhận. Nếu vi phạm, bên nhận dịch vụ có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Rủi ro và lưu ý

Trường hợp không thực hiện đúng quy trình lập và sử dụng hóa đơn, bên nhận dịch vụ có thể không đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, dẫn đến tăng chi phí thực tế và tiềm ẩn rủi ro bị truy thu, xử lý khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, thanh tra.

Đối với bên cung cấp dịch vụ (nhà thầu), hành vi không lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ theo quy định là hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Cụ thể, mức phạt tiền đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.

Để hạn chế rủi ro pháp lý, các bên liên quan được khuyến nghị lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán – thuế, bao gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản hoàn công, chứng từ thanh toán và hóa đơn điện tử, trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán, nhằm phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.

Việc tuân thủ quy định về xuất hóa đơn đỏ hoàn công giúp đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế, tránh phạt hành chính và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, nó thúc đẩy trách nhiệm của các bên trong chuỗi cung ứng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.