Công ty bán hàng cho khách sỉ mà không cung cấp thông tin. Vậy xuất bằng hóa đơn máy tính tiền được không anh chị?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Văn bản này quy định rõ các nguyên tắc xuất hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nghĩa vụ thuế.  

Quy định về xuất hóa đơn cho khách sỉ không cung cấp thông tin

Trường hợp người mua là khách sỉ (doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân mua để kinh doanh lại), người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ thông tin người mua theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Không được sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu người mua không cung cấp thông tin.

Điều này giúp tránh tình trạng hóa đơn không hợp lệ, đồng thời người bán chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu giao dịch để kiểm tra sau này. Việc không xuất hóa đơn hoặc xuất sai có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP tùy hành vi vi phạm cụ thể.

Quy trình xuất hóa đơn trong trường hợp này

Bước 1: Kiểm tra và ghi nhận giao dịch

Ngay khi hoàn tất giao dịch với khách sỉ, người bán sử dụng máy tính tiền để ghi nhận thông tin hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán. Nếu khách không cung cấp thông tin, hệ thống máy tính tiền sẽ tự động hoặc thủ công ghi "Khách lẻ" vào phần người mua, đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng thực tế mà không cần thông tin chi tiết cá nhân. Bước này phải thực hiện ngay tại thời điểm bán để tránh sai sót, và dữ liệu được truyền về cơ quan thuế theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Xuất và chuyển giao hóa đơn

Máy tính tiền sẽ tự động tạo hóa đơn điện tử với mã của cơ quan thuế, in hoặc gửi qua email/SMS nếu khách yêu cầu. Trong trường hợp khách sỉ không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập tại thời điểm bán, mỗi giao dịch bằng một hóa đơn riêng và lưu trữ dữ liệu gốc. Hóa đơn phải được ký số điện tử và có hiệu lực ngay lập tức.

Bước 3: Lưu trữ và kê khai

Người bán lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật, đồng thời sử dụng dữ liệu để kê khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng hoặc quý. Nếu phát sinh khiếu nại từ khách sỉ sau này, thông tin giao dịch có thể được cung cấp dựa trên dữ liệu lưu trữ, giúp tránh tranh chấp pháp lý.

Lưu ý khi thực hiện

• Đảm bảo máy tính tiền đã được đăng ký và kết nối với cơ quan thuế theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC để hóa đơn có giá trị pháp lý.
• Nếu giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, khuyến khích yêu cầu khách cung cấp thông tin để hóa đơn đầy đủ hơn, tránh rủi ro kiểm tra thuế.
• Trường hợp khách sỉ là doanh nghiệp nhưng không cung cấp mã số thuế, người bán có thể ghi "Doanh nghiệp không cung cấp thông tin" để phân biệt với khách cá nhân.

Việc tuân thủ quy định xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo minh bạch trong kê khai thuế và bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp. Đồng thời, nó góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.