Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu là vấn đề pháp lý quan trọng mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện hợp đồng cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc xây dựng. Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế, tránh bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Thủ tục này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán, kê khai thuế giá trị gia tăng và quyết toán hợp đồng. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có được không?
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn phải căn cứ vào thời điểm phát sinh giao dịch thực tế. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành theo hợp đồng.
Do đó, khi doanh nghiệp đã ký biên bản nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành thì phải lập hóa đơn theo đúng thời điểm này, không được tự ý để sang ngày khác. Việc xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu được xem là lập hóa đơn sai thời điểm và có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.
Đối với một số giao dịch khác như cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa thông thường, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định riêng, doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất từng giao dịch để thực hiện đúng.
2. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo pháp luật
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn phải phản ánh đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
Riêng đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, hóa đơn phải được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng, hạng mục công trình hoàn thành, không phụ thuộc vào việc bên mua đã thanh toán hay chưa. Trường hợp hợp đồng thực hiện theo từng giai đoạn thì mỗi lần nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành là căn cứ để lập hóa đơn tương ứng.
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và các chứng từ liên quan để chứng minh thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn khi cơ quan thuế kiểm tra.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh sai thuế suất
3. Rủi ro khi xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu
Việc xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu trong hoạt động xây dựng, lắp đặt có thể khiến doanh nghiệp bị xác định là lập hóa đơn không đúng thời điểm. Hành vi này có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Ngoài rủi ro bị phạt, việc lập hóa đơn chậm còn có thể ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu, kê khai thuế và đối chiếu hồ sơ giữa các bên. Tuy nhiên, đối với bên mua, nếu có giao dịch thực tế, đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán và đáp ứng điều kiện khấu trừ thì vẫn có thể được xem xét khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát giữa bộ phận kinh doanh, kỹ thuật và kế toán để đảm bảo hóa đơn được lập đúng thời điểm nghiệm thu.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh chi tiết
4. Cách xử lý khi phát hiện xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu
Khi phát hiện hóa đơn được lập sau ngày nghiệm thu, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ liên quan gồm hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và hóa đơn đã phát hành.
Trường hợp hóa đơn đã lập và truyền đến cơ quan thuế nhưng sai thời điểm, doanh nghiệp không được tự ý hủy hoặc điều chỉnh lùi ngày trên hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ giải trình, thực hiện kê khai đúng quy định và làm việc với cơ quan thuế nếu có yêu cầu kiểm tra.
Đồng thời, doanh nghiệp cần rà soát quy trình nội bộ để tránh lặp lại sai sót, đặc biệt với các hợp đồng xây dựng, lắp đặt có nhiều giai đoạn nghiệm thu.
5. Câu hỏi thường gặp
Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có bị phạt không?
Trả lời: Có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp lập hóa đơn sau thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành không đúng quy định. Mức xử phạt được áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn để tránh rủi ro.
Có được xuất hóa đơn sau vài ngày kể từ ngày nghiệm thu không?
Trả lời: Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, doanh nghiệp không được tự ý xuất hóa đơn sau vài ngày kể từ ngày nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành. Nếu đã phát sinh sai sót, hóa đơn đã lập vẫn giữ nguyên dữ liệu và doanh nghiệp cần thực hiện giải trình, xử lý theo quy định về vi phạm hóa đơn.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi xuất hóa đơn sau nghiệm thu gồm những gì?
Trả lời: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, phiếu xuất kho (nếu có) và hóa đơn điện tử đã lập. Các chứng từ này giúp chứng minh quá trình giao dịch và làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu đòi hỏi sự hiểu biết chính xác về quy định pháp luật để tránh rủi ro không đáng có. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát quy trình và tham khảo ý kiến chuyên môn kịp thời. Liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan.
Để lại một bình luận