Việc xuất hóa đơn điện tử theo địa chỉ cũ của bên bán hoặc bên mua có hợp lệ hay không phụ thuộc vào thời điểm thay đổi thông tin đã được cập nhật với cơ quan thuế hay chưa. Nếu doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nhưng chưa cập nhật trên hệ thống thuế, việc xuất hóa đơn địa chỉ cũ sẽ tiềm ẩn rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế GTGT và bị xử phạt hành chính theo quy định.
Quy định về thông tin địa chỉ trên hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 41/2022/NĐ-CP), hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (Điều 10). Địa chỉ trên hóa đơn phải phù hợp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế tại thời điểm xuất hóa đơn. Việc ghi địa chỉ không chính xác có thể dẫn đến hóa đơn bị coi là không hợp pháp, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc bị xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (Điều 142), với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đầy đủ nội dung bắt buộc.
Điều kiện xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ
Việc xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ chỉ được phép nếu địa chỉ đó vẫn là thông tin đăng ký chính thức của người nộp thuế (người bán hoặc người mua) tại cơ quan thuế, theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (Điều 30 quy định về đăng ký và thay đổi thông tin người nộp thuế). Nếu địa chỉ của doanh nghiệp (người bán) hoặc khách hàng (người mua) đã thay đổi nhưng chưa cập nhật với cơ quan thuế, việc sử dụng địa chỉ cũ trên hóa đơn có thể tạm thời chấp nhận được trong trường hợp khách hàng yêu cầu, miễn là không vi phạm nguyên tắc trung thực và chính xác. Tuy nhiên, nếu khách hàng đã cập nhật địa chỉ mới trong hồ sơ đăng ký thuế, người bán không được xuất hóa đơn với địa chỉ cũ vì điều này có thể làm hóa đơn không hợp lệ, dẫn đến rủi ro từ chối khấu trừ thuế GTGT cho khách hàng hoặc phạt người bán từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (Điều 26). Trong thực tế, người bán nên yêu cầu khách hàng cung cấp địa chỉ đăng ký hiện hành để tránh tranh chấp, đặc biệt khi khách hàng "bắt buộc" sử dụng địa chỉ cũ có thể do lý do nội bộ của họ nhưng không miễn trừ trách nhiệm pháp lý của người bán.
Để đảm bảo tuân thủ, người bán cần kiểm tra thông tin đăng ký thuế của khách hàng qua hệ thống tra cứu mã số thuế trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu địa chỉ cũ không còn hiệu lực, người bán nên thông báo cho khách hàng cập nhật thông tin theo quy trình tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (Điều 31), bao gồm nộp hồ sơ thay đổi qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Trong trường hợp xuất hóa đơn tạm thời với địa chỉ cũ do yêu cầu của khách, người bán cần lưu giữ bằng chứng (như email hoặc biên bản thỏa thuận) để chứng minh tính trung thực, tránh bị cơ quan thuế kiểm tra và xử lý vi phạm.
Xử lý thế nào khi khách hàng bắt buộc phải xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ?
Trong thực tế giao dịch, không ít trường hợp khách hàng (bên mua) yêu cầu bên bán phải xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ do chưa kịp đồng bộ hệ thống nội bộ hoặc lý do hạch toán riêng của họ. Tuy nhiên, về mặt pháp lý hóa đơn điện tử, thông tin trên hóa đơn phải khớp đúng với thông tin đăng ký thuế tại thời điểm lập hóa đơn.
- Nếu khách hàng đã hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế, người bán tuyệt đối không xuất theo địa chỉ cũ. Việc chiều theo yêu cầu của khách hàng sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ, bên mua không được khấu trừ thuế GTGT và cả hai bên có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
- Hướng xử lý: Người bán cần kiên quyết yêu cầu khách hàng cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới nhất hoặc thông báo thay đổi thông tin thuế đã được cơ quan thuế xác nhận. Trường hợp hóa đơn đã lỡ xuất sai địa chỉ do lỗi khách hàng cung cấp thông tin cũ, hai bên cần tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc và thực hiện thủ tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn đã xuất theo địa chỉ cũ thì có phải hủy và lập lại không?
Nếu địa chỉ cũ trên hóa đơn không còn trùng khớp với thông tin đăng ký thuế hiện hành tại thời điểm xuất, hóa đơn đó được coi là lập sai nội dung bắt buộc. Hai bên cần lập biên bản thỏa thuận ghi nhận sai sót và tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp pháp cho việc khấu trừ thuế.
Đổi địa chỉ công ty nhưng chưa thông báo thuế có được xuất hóa đơn địa chỉ cũ không?
Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế trong thời hạn quy định kể từ ngày có thay đổi. Việc cố tình sử dụng địa chỉ cũ để xuất hóa đơn khi đã có quyết định thay đổi địa chỉ là không đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và có thể bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thông tin.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ đúng quy định về thông tin địa chỉ trên hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo hóa đơn được chấp nhận khấu trừ thuế và duy trì uy tín kinh doanh. Việc cập nhật kịp thời thông tin đăng ký thuế cũng góp phần minh bạch hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí phát sinh từ phạt hành chính. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận