Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty hiện nay

Xuất hóa đơn VAT cho công ty là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế và duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giảm thiểu rủi ro bị xử phạt mà còn hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch. Hiểu rõ các bước thực hiện sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty hiện nay

Việc lập hóa đơn giá trị gia tăng được thực hiện theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện đúng quy định về đăng ký, lập, ký số, gửi và lưu trữ hóa đơn.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định. Sau khi gửi hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn điện tử phù hợp, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng đối với các trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã theo quy định;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng đối với doanh nghiệp đáp ứng điều kiện sử dụng theo quy định pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin để lập hóa đơn

Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ thông tin của người mua, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế (nếu có) và các nội dung bắt buộc khác theo quy định.

Bước 3: Lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, ký số và gửi cho người mua theo quy định. Việc lập hóa đơn phải đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo pháp luật hiện hành.

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn

Sau khi phát hành, doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử và chứng từ liên quan theo quy định của pháp luật về kế toán, quản lý thuế và hóa đơn, chứng từ để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.

2. Điều kiện để công ty được xuất hóa đơn VAT

Để lập hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện theo quy định về đăng ký thuế và hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Có mã số thuế và đang hoạt động theo quy định;
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận;
• Lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung giao dịch;
• Áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng phù hợp với quy định pháp luật thuế.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục đăng ký thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Xem thêm: Bán voucher có phải xuất hóa đơn không? Chi tiết

3. Lưu ý khi xuất hóa đơn VAT cho công ty

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra chính xác thông tin người mua và nội dung hàng hóa, dịch vụ;
• Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định;
• Xác định đúng thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu thuộc đối tượng chịu thuế);
• Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập hóa đơn thì xử lý theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
• Lưu giữ đầy đủ hóa đơn và chứng từ liên quan.

Việc thực hiện đúng các quy định này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng dễ hiểu

4. Câu hỏi thường gặp

Công ty mới thành lập có cần đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Hóa đơn VAT có thể điều chỉnh sau khi đã xuất không?

Trả lời: Có. Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp thực hiện xử lý theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thực hiện phương án xử lý phù hợp theo quy định hiện hành.

 Doanh nghiệp có cần lưu trữ hóa đơn bao lâu?

Trả lời: Hóa đơn điện tử và chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, kê khai và quyết toán thuế phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật. Trong đó, tài liệu kế toán thuộc nhóm phải lưu trữ dài hạn theo quy định hiện hành phải được bảo quản tối thiểu 10 năm.

Xuất hóa đơn VAT cho công ty đúng quy định mang lại sự an tâm cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Để được hỗ trợ chi tiết và giải đáp thắc mắc, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên nghiệp.