Khách thanh toán bằng USD nhưng em xuất hóa đơn tiền VND được không ạ? Vì em không rõ em xuất hóa đơn USD được không, vì công ty em không nằm trong khu chế xuất.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định chung về đồng tiền ghi trên hóa đơn tại Việt Nam

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung), nguyên tắc cơ bản là hóa đơn phải ghi bằng Đồng Việt Nam (VND). Đồng tiền thanh toán và ghi nhận trên hóa đơn phải tuân thủ pháp luật về quản lý ngoại hối. Pháp luật Việt Nam ưu tiên sử dụng VND trong giao dịch nội địa để đảm bảo ổn định kinh tế vĩ mô.

Đối với giao dịch liên quan đến ngoại tệ như USD, doanh nghiệp chỉ được sử dụng ngoại tệ trong các trường hợp cụ thể được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) cho phép, theo Pháp lệnh Ngoại hối 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2013) và Thông tư 32/2013/TT-NHNN. Nếu công ty Anh/Chị không thuộc các đối tượng đặc thù, việc xuất hóa đơn bằng USD có thể vi phạm quy định, dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính theo Nghị định 88/2019/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng.

2. Trường hợp được phép xuất hóa đơn bằng ngoại tệ

Theo Điều 4 Thông tư 32/2013/TT-NHNN, các trường hợp được sử dụng ngoại tệ trên lãnh thổ Việt Nam bao gồm: doanh nghiệp chế xuất (DNCX), khu công nghiệp xuất khẩu, hoặc các giao dịch với đối tác nước ngoài được phép theo hợp đồng xuất nhập khẩu. Cụ thể, doanh nghiệp không nằm trong khu chế xuất như công ty Anh/Chị thường không được xuất hóa đơn trực tiếp bằng USD cho giao dịch nội địa hoặc với khách hàng thanh toán USD, trừ khi đó là giao dịch xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ ra nước ngoài và được NHNN cấp phép chuyển ngoại tệ.

Nếu khách hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp nước ngoài thanh toán USD nhưng giao dịch diễn ra tại Việt Nam, hóa đơn vẫn phải ghi bằng VND, và tỷ giá quy đổi theo quy định tại thời điểm lập hóa đơn (theo Thông tư 26/2015/TT-NHNN về tỷ giá hối đoái). Việc xuất hóa đơn USD chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có tài khoản ngoại tệ và giao dịch hợp pháp, như bán hàng cho DNCX hoặc xuất khẩu.

3. Khả năng xuất hóa đơn bằng VND khi khách thanh toán USD

Có, công ty Anh/Chị hoàn toàn có thể xuất hóa đơn bằng VND ngay cả khi khách thanh toán bằng USD, miễn là tuân thủ quy trình quy đổi ngoại tệ hợp pháp. Theo hướng dẫn tại Công văn 421/TCT-CS của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp phải ghi giá trị hóa đơn bằng VND, đồng thời có thể ghi chú thêm giá trị ngoại tệ tương đương nếu cần thiết cho mục đích kế toán.

Khách hàng thanh toán USD phải được chuyển đổi qua ngân hàng thương mại để nhập quỹ VND, tránh giao dịch tiền mặt ngoại tệ trực tiếp (vi phạm Điều 22 Pháp lệnh Ngoại hối). Công ty cần lưu giữ chứng từ chuyển khoản ngân hàng để chứng minh nguồn gốc, và kê khai thuế GTGT dựa trên giá trị VND.

Nếu không ở khu chế xuất, việc này giúp tránh rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử (nếu áp dụng). Trong trường hợp hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động quy đổi theo tỷ giá NHNN công bố.

4. Lưu ý và rủi ro cần tránh

Để tránh rủi ro, Anh/Chị nên kiểm tra hợp đồng với khách hàng để đảm bảo điều khoản thanh toán rõ ràng, ưu tiên VND hoặc quy đổi ngay lập tức. Nếu vi phạm, mức phạt có thể từ 5-20 triệu đồng theo Nghị định 88/2019/NĐ-CP, hoặc cao hơn nếu liên quan đến trốn thuế.

Khuyến nghị lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để dễ dàng theo dõi và báo cáo cơ quan thuế. Nếu giao dịch thường xuyên liên quan ngoại tệ, công ty có thể đăng ký mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng để quản lý dòng tiền hợp pháp.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!