Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn không? Chi tiết

Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn là vấn đề pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ và quản lý thuế. Việc xử lý đúng thủ tục này giúp tránh các rủi ro về phạt hành chính cũng như ảnh hưởng đến dòng tiền và báo cáo tài chính. Hiểu rõ các trường hợp cụ thể sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả và minh bạch hơn. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết.

1. Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn không? Chi tiết

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi), khi hàng hóa xuất khẩu bị trả lại, doanh nghiệp cần xem xét từng trường hợp cụ thể để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn. Nếu hàng hóa đã được thông quan và xuất khẩu thành công nhưng sau đó bị đối tác nước ngoài trả lại do lỗi kỹ thuật, chất lượng hoặc thay đổi hợp đồng, doanh nghiệp thường phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại để ghi nhận việc hoàn nhập hàng hóa vào kho nội địa. Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu thuế giá trị gia tăng và thuế xuất khẩu đã kê khai ban đầu.

Trường hợp hàng hóa chưa thực xuất hoặc đang trong quá trình làm thủ tục hải quan mà bị hủy hợp đồng, doanh nghiệp có thể không cần lập hóa đơn mới mà chỉ điều chỉnh trên hóa đơn gốc đã xuất nếu đáp ứng điều kiện về thời gian và chứng từ. Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi) quy định rõ về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các tình huống điều chỉnh, trong đó doanh nghiệp phải ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, giá trị và ký hiệu hóa đơn gốc liên quan. Việc không lập hóa đơn khi cần thiết có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo thuế và bị cơ quan thuế xử lý.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa hàng trả lại do lỗi của bên mua và hàng trả lại do chính sách thu hồi của doanh nghiệp để áp dụng đúng quy trình. Trong mọi trường hợp, việc lưu trữ đầy đủ chứng từ hải quan, hợp đồng và biên bản trả hàng là bắt buộc để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

2. Các trường hợp cụ thể cần lập hóa đơn khi xuất khẩu trả lại hàng

Doanh nghiệp xuất khẩu cần phân loại rõ ràng các tình huống để quyết định có lập hóa đơn hay không. Trường hợp thứ nhất là hàng đã xuất khẩu và đã được đối tác thanh toán một phần hoặc toàn bộ, khi trả lại doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm trừ giá trị hàng hóa theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi). Hóa đơn này phải được ký số và gửi đến cơ quan thuế đúng hạn để cập nhật dữ liệu.

Trường hợp thứ hai liên quan đến hàng hóa bị trả lại trước khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu, lúc này doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập nếu chưa gửi cho bên mua và chưa kê khai thuế. Luật Quản lý thuế 2019 yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo hủy hóa đơn theo đúng trình tự và lưu trữ biên bản hủy để phục vụ kiểm tra sau này.

Trường hợp thứ ba là hàng hóa trả lại do thay đổi chính sách thương mại hoặc bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn trả lại để phản ánh đúng tình trạng hàng hóa nhập kho trở lại và điều chỉnh nghĩa vụ thuế đã phát sinh. Việc này giúp duy trì tính minh bạch trong sổ sách kế toán và tránh bị truy thu thuế.

Xem thêm: Thủ tục hải quan đối với hàng hóa đặt gia công nước ngoài mới

3. Hậu quả pháp lý khi không lập hóa đơn đúng quy định

Việc bỏ qua nghĩa vụ lập hóa đơn khi xuất khẩu trả lại hàng có thể gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ mức cảnh cáo đến mức phạt hành chính cao tùy theo mức độ vi phạm và giá trị giao dịch. Ngoài ra, sai sót về hóa đơn còn ảnh hưởng đến việc hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng xuất khẩu, dẫn đến chậm trễ hoặc bị từ chối hoàn thuế.

Cơ quan thuế có thể thực hiện thanh tra đột xuất khi phát hiện dữ liệu hóa đơn không khớp với tờ khai hải quan, gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về thuế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại toàn bộ giao dịch xuất khẩu bị trả lại trong vòng 12 tháng gần nhất để phát hiện và khắc phục sai sót kịp thời, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Xem thêm: Quyền xuất nhập khẩu của doanh nghiệp chế xuất hiện nay

4. Lưu ý khi xử lý hóa đơn cho hàng xuất khẩu trả lại

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng xuất khẩu gốc, biên bản nghiệm thu hoặc biên bản trả hàng, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán liên quan. Việc lập hóa đơn phải tuân thủ định dạng điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi) và gửi đến bên mua hoặc lưu trữ nội bộ đúng quy định.

Thời hạn lập và gửi hóa đơn điều chỉnh thường là trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh sự kiện trả hàng. Doanh nghiệp cũng cần cập nhật ngay dữ liệu vào phần mềm kế toán để đảm bảo báo cáo thuế tháng hoặc quý không bị sai lệch.

5. Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu trả lại hàng đã kê khai thuế thì có cần lập hóa đơn điều chỉnh không?

Trả lời: Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi), nếu hàng hóa đã được kê khai thuế xuất khẩu và sau đó bị trả lại, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật số liệu thuế đã kê khai. Việc này giúp tránh bị truy thu hoặc phạt do chênh lệch dữ liệu.

Hàng xuất khẩu trả lại trước khi thông quan có phải lập hóa đơn không?

Trả lời: Trong trường hợp hàng chưa hoàn tất thủ tục hải quan và bị trả lại, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập nếu chưa gửi cho đối tác. Tuy nhiên cần thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi) và lưu trữ biên bản để chứng minh.

Doanh nghiệp có bị phạt nếu chậm lập hóa đơn trả lại hàng xuất khẩu không?

Trả lời: Có, việc chậm trễ lập hóa đơn điều chỉnh có thể bị xử phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Mức phạt phụ thuộc vào thời gian chậm và giá trị giao dịch, đồng thời có thể ảnh hưởng đến quyền hoàn thuế của doanh nghiệp.

Xuất khẩu trả lại hàng phải lập hóa đơn là thủ tục cần thực hiện chính xác để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế hiện hành. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra và xử lý kịp thời các giao dịch trả hàng để tránh rủi ro không đáng có. Liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng quy định.