Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện giao dịch bán hàng và xuất hóa đơn. Việc nắm rõ quy định giúp tránh sai sót, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt về thuế. Doanh nghiệp cần hiểu đúng thời điểm xuất hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.
1. Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử có được không?
Theo quy định hiện hành, không được phép xuất lùi ngày hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn, chứng từ. Việc ghi ngày lập hóa đơn sớm hơn hoặc muộn hơn thời điểm phát sinh giao dịch thực tế đều không đúng quy định và có thể ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp thuế cũng như tính hợp pháp của hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp cố ý lập hóa đơn lùi ngày nhằm hợp thức hóa chứng từ, điều chỉnh doanh thu, chi phí hoặc làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì tùy tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, thuế hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật nếu có dấu hiệu trốn thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần lập hóa đơn đúng thời điểm, lưu giữ đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch phát sinh để bảo đảm quyền lợi và hạn chế rủi ro pháp lý.
2. Quy định pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn, chứng từ điện tử và hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo từng loại giao dịch.
Đối với bán hàng hóa, hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ đối với các trường hợp phải lập hóa đơn khi thu tiền theo quy định.
Doanh nghiệp không được tự ý ghi lùi ngày hoặc thay đổi ngày lập hóa đơn trái với thời điểm phát sinh giao dịch thực tế. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo thuận lợi trong công tác kế toán, kê khai và quyết toán thuế.
Xem thêm: Mẫu hóa đơn thu tiền học phí mới
3. Hậu quả khi xuất lùi ngày hóa đơn điện tử
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Tùy thuộc tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh, tổ chức, cá nhân vi phạm sẽ bị áp dụng mức xử phạt và các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật.
Trường hợp hành vi lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến khai sai nghĩa vụ thuế, làm giảm số thuế phải nộp, tăng số thuế được khấu trừ, hoàn thuế hoặc có dấu hiệu trốn thuế thì ngoài việc bị xử phạt về hóa đơn còn có thể bị xử lý theo Luật Quản lý thuế 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để chứng minh thời điểm phát sinh giao dịch khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra hoặc giải trình khi có yêu cầu.
Xem thêm: Mẫu hóa đơn cước vận chuyển mới
4. Cách xử lý khi đã xuất sai ngày hóa đơn điện tử
Khi phát hiện hóa đơn điện tử được lập sai ngày, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót về ngày tháng trên hóa đơn.
Doanh nghiệp cần rà soát hóa đơn đã lập, đối chiếu với hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để xác định nguyên nhân, thời điểm phát sinh giao dịch thực tế. Đây là cơ sở để lựa chọn phương án xử lý phù hợp theo quy định.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng trình tự pháp luật. Hóa đơn mới phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc, đồng thời tham chiếu đến hóa đơn có sai sót nhằm bảo đảm tính chính xác, minh bạch và thuận tiện cho việc đối chiếu.
Bước 3: Gửi hóa đơn đã điều chỉnh cho khách hàng và thực hiện các thủ tục theo quy định.
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định. Việc xử lý cần được thực hiện kịp thời để bảo đảm hồ sơ kế toán, hồ sơ thuế thống nhất và hạn chế phát sinh các rủi ro pháp lý.
5. Câu hỏi thường gặp
Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Trả lời: Có. Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Mức xử phạt được xác định căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh theo quy định của pháp luật.
Có thể điều chỉnh ngày hóa đơn sau khi đã gửi khách hàng không?
Trả lời: Không được tự ý sửa trực tiếp ngày trên hóa đơn đã lập. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, tùy từng trường hợp cụ thể sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Doanh nghiệp nhỏ có cần tuân thủ quy định này không?
Trả lời: Có. Mọi tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử đều phải tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, không phân biệt quy mô hoạt động.
Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý khi gặp vướng mắc. Liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.
Để lại một bình luận