Xuất sai hóa đơn khách B, làm biên bản thay thế thế nào?
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý hóa đơn điện tử xuất sai thông tin người mua
Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử sai thông tin người mua (ví dụ: xuất cho khách A thay vì khách B), đây được coi là trường hợp hóa đơn có sai sót theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Theo đó, người bán phải thực hiện hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới để đảm bảo tính chính xác, tránh rủi ro về thuế và trách nhiệm pháp lý. Việc này không yêu cầu điều chỉnh hóa đơn cũ mà tập trung vào việc thay thế toàn bộ, đồng thời lập biên bản để ghi nhận sự việc giữa các bên liên quan.
Quy trình lập biên bản và thay thế hóa đơn
Việc lập biên bản thay thế hóa đơn sai được thực hiện theo quy trình rõ ràng tại Điều 19 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế. Quy trình bao gồm các bước sau, với sự phối hợp giữa người bán và người mua (hoặc bên bị ảnh hưởng như khách B).
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Người bán phối hợp với người mua trên hóa đơn sai (khách A) và bên bị ảnh hưởng (khách B) để lập biên bản ghi nhận sự việc xuất sai hóa đơn. Biên bản phải nêu rõ thông tin hóa đơn sai (số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai sót), lý do sai sót, và cam kết của các bên về việc hủy và thay thế. Biên bản cần có chữ ký của đại diện pháp lý hai bên, ngày tháng lập, và lưu trữ để làm cơ sở kê khai thuế. Thời hạn lập biên bản nên thực hiện ngay khi phát hiện sai sót, nhưng không quá 10 ngày kể từ ngày phát hiện theo hướng dẫn chung của cơ quan thuế.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử sai
Sau khi có biên bản, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã qua hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (Cục Thuế địa phương). Quy trình hủy bao gồm gửi thông báo hủy đến cơ quan thuế kèm biên bản ghi nhận sai sót, và hệ thống sẽ xác nhận hủy trong vòng 1-2 ngày làm việc. Hóa đơn bị hủy không còn giá trị pháp lý, và người bán phải thông báo cho người mua trên hóa đơn sai để họ điều chỉnh sổ sách kế toán. Lưu ý, nếu hóa đơn đã kê khai thuế thì phải điều chỉnh tờ khai thuế tương ứng theo Luật Quản lý thuế 2019.
Bước 3: Lập và gửi hóa đơn điện tử mới
Người bán lập hóa đơn điện tử mới với thông tin chính xác (cho khách B), đăng ký cấp mã từ cơ quan thuế qua phần mềm hóa đơn điện tử. Sau khi được cấp mã, hóa đơn mới được gửi ngay cho khách B qua hệ thống điện tử. Đồng thời, cung cấp bản sao biên bản và hóa đơn mới cho khách A để họ hoàn tất thủ tục kế toán. Toàn bộ quy trình phải hoàn thành trước kỳ kê khai thuế tiếp theo để tránh phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để thực hiện quy trình trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Biên bản ghi nhận sai sót giữa người bán, người mua sai và bên bị ảnh hưởng (ít nhất 02 bản gốc).
- Bản sao hóa đơn điện tử sai (file XML và PDF).
- Thông báo hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế (theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Hóa đơn điện tử mới đã được cấp mã.
- Các chứng từ liên quan đến giao dịch thực tế (hợp đồng, biên bản giao hàng) để chứng minh tính hợp lệ.
Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo hóa đơn hợp lệ và giảm thiểu chi phí phạt hành chính. Đồng thời, duy trì uy tín với đối tác và cơ quan thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận