Yêu cầu đối với hoạt động kiểm soát tại tổ chức tín dụng

Hoạt động kiểm soát là một trong những cơ chế trọng yếu cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc tại các tổ chức tín dụng là hợp tác xã và tổ chức tài chính vi mô. Thực hiện hoạt động kiểm soát hiệu quả giúp phát hiện, ngăn ngừa kịp thời các sai sót vận hành, rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý về hoạt động kiểm soát là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự an toàn và phát triển bền vững của tổ chức. Công ty Luật ACC xin tư vấn chi tiết các quy định pháp luật hiện hành về vấn đề này.

1. Cơ sở pháp lý quy định về hoạt động kiểm soát

Quy định về hoạt động kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô được điều chỉnh bởi Thông tư 62/2025/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô.

Theo Thông tư 62/2025/TT-NHNN, các quỹ tín dụng nhân dân, ngân hàng hợp tác xã và tổ chức tài chính vi mô có trách nhiệm thiết lập các cơ chế kiểm soát xuyên suốt ở tất cả các cấp độ, bộ phận và quy trình nghiệp vụ. Hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm tổ chức tín dụng tuân thủ đúng các định hướng chiến lược, quy định nội bộ và các quy định pháp luật chuyên ngành do Ngân hàng Nhà nước ban hành.

Thiết lập cơ chế kiểm soát chuẩn mực giúp tổ chức tín dụng duy trì sự minh bạch, bảo vệ tài sản của thành viên, khách hàng và phòng ngừa các nguy cơ bị xử lý vi phạm hành chính.

2. Các yêu cầu cốt lõi đối với hoạt động kiểm soát

Để hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành đúng hiệu năng, hoạt động kiểm soát tại tổ chức tín dụng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tại Điều 4 Thông tư 62/2025/TT-NHNN:

• Tính phân công và phân nhiệm rõ ràng: Phải phân định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn giữa các cá nhân, bộ phận nhằm tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ trống nhiệm vụ.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tuyệt đối không bố trí một cá nhân đảm nhận đồng thời các vị trí có xung đột lợi ích, đặc biệt là các khâu phê duyệt, thực hiện, ghi sổ kế toán và quản lý tài sản.
• Kiểm soát quy trình nghiệp vụ: Mọi quy trình giao dịch, cấp tín dụng, kế toán tài chính và quản lý ngân quỹ phải được thiết lập các điểm kiểm soát chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, thẩm định đến khâu giải ngân và hậu kiểm.
• Ủy quyền và phê duyệt minh bạch: Hoạt động ủy quyền phải được lập thành văn bản, xác định rõ hạn mức, thời hạn và phạm vi thẩm quyền đối với từng cấp quản lý.
• Bảo vệ và đối chiếu tài sản: Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số liệu tài sản thực tế với sổ sách kế toán để phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý tại đây.

3. Hoạt động kiểm soát đối với hệ thống CNTT và công tác báo cáo

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hoạt động kiểm soát không chỉ dừng lại ở các quy trình thủ công mà còn phải mở rộng sang các hệ thống công nghệ thông tin và quy trình lập báo cáo:

• Kiểm soát an toàn thông tin: Thiết lập cơ chế phân quyền truy cập hệ thống dữ liệu, quản lý mật khẩu, nhật ký giao dịch và giải pháp bảo mật nhằm ngăn ngừa truy cập trái phép.
• Kiểm soát rủi ro từ bên thứ ba: Xây dựng quy trình giám sát chặt chẽ các hoạt động thuê ngoài CNTT hoặc các dịch vụ hỗ trợ vận hành.
• Chất lượng báo cáo nội bộ: Đảm bảo công tác kiểm soát tính chính xác, kịp thời của các dữ liệu tài chính và rủi ro phục vụ lập báo cáo trình cấp thẩm quyền và gửi cơ quan quản lý.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn lập báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đây.

4. Những tồn tại thường gặp và giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát

Thực tế kiểm tra tại một số quỹ tín dụng nhân dân quy mô nhỏ cho thấy hoạt động kiểm soát vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như:

• Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nhân sự mỏng dẫn đến việc một cán bộ thực hiện đồng thời khâu lập hồ sơ và kiểm tra tài sản bảo đảm hoặc thu nợ.
• Chậm cập nhật quy trình kiểm soát: Quy chế nội bộ không được rà soát, chỉnh sửa kịp thời khi pháp luật hoặc mô hình vận hành có sự thay đổi.
• Bỏ qua khâu hậu kiểm: Chỉ chú trọng kiểm soát trước và trong giao dịch mà thiếu công tác đánh giá, hậu kiểm định kỳ.

Tuân thủ đúng các yêu cầu đối với hoạt động kiểm soát là giải pháp then chốt giúp các tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô bảo đảm tính an toàn tài chính và phòng ngừa rủi ro vận hành. Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn hoàn thiện quy chế kiểm soát nội bộ, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ chu đáo.