Cho tôi hỏi về vấn đề giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là anh chị em ruột bị khuyết tật không có khả năng lao động, tôi đang trực tiếp nuôi dưỡng em trai mình nhưng em tôi lại ở quê cùng với bố mẹ chứ không cùng hộ khẩu với tôi ở thành phố, vậy tôi cần phải xin xác nhận của cơ quan nào để chứng minh mối quan hệ nuôi dưỡng này nhằm đủ điều kiện đăng ký người phụ thuộc khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện đăng ký người phụ thuộc

Theo quy định tại Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung), người nộp thuế được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc là anh, chị, em ruột bị khuyết tật, không có khả năng lao động, nếu người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng (tức là chi trả chi phí sinh hoạt cho người phụ thuộc ít nhất 50% hoặc toàn bộ). Việc không cùng hộ khẩu không ảnh hưởng đến điều kiện này, miễn là chứng minh được mối quan hệ ruột thịt và trách nhiệm nuôi dưỡng thực tế. Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân) và Thông tư 79/2022/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 111) quy định rõ người phụ thuộc phải đáp ứng các tiêu chí: không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng dưới 1.000.000 đồng; khuyết tật được xác nhận bởi cơ sở y tế có thẩm quyền; và người nộp thuế phải cung cấp bằng chứng nuôi dưỡng thực tế, không phụ thuộc vào nơi cư trú hoặc hộ khẩu.

Hồ sơ chứng minh mối quan hệ nuôi dưỡng

Để chứng minh việc trực tiếp nuôi dưỡng em trai bị khuyết tật dù không cùng hộ khẩu, Anh/Chị cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung). Các tài liệu chính bao gồm:

Xem thêm: Dạ em muốn hỏi một việc khá rối là trong năm 2022 em có nhận tiền hỗ trợ từ nhiều người để gây quỹ chữa bệnh cho người nhà, toàn bộ tiền đều chuyển vào tài khoản cá nhân của em rồi sau đó em chi trả viện phí, nhưng gần đây cơ quan thuế gửi giấy yêu cầu giải trình vì tổng tiền vào tài khoản vượt ngưỡng phải rà soát, nếu em không tập hợp đủ bằng chứng từng khoản đóng góp thì có bị quy thành thu nhập chịu thuế của cá nhân không ạ?

• Giấy khai sinh hoặc giấy tờ hộ tịch chứng minh quan hệ anh em ruột thịt (bản sao công chứng).
• Giấy xác nhận khuyết tật và không có khả năng lao động do cơ sở y tế cấp huyện trở lên cấp (theo quy định của Bộ Y tế).
• Giấy xác nhận việc nuôi dưỡng do Ủy ban nhân dân (UBND) xã/phường nơi em trai đang cư trú thực tế (ở quê, cùng bố mẹ) cấp, xác nhận Anh/Chị trực tiếp chi trả chi phí sinh hoạt cho em trai ít nhất 50% hoặc toàn bộ trong năm tính thuế.
• Các chứng từ chứng minh chi phí nuôi dưỡng như biên lai chuyển khoản, hóa đơn chi phí y tế, sinh hoạt (nếu có, để bổ sung nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra).

Lưu ý, giấy xác nhận nuôi dưỡng từ UBND xã/phường là tài liệu quan trọng nhất để chứng minh trách nhiệm thực tế, vì em trai không cùng hộ khẩu với Anh/Chị. Nếu bố mẹ không trực tiếp nuôi dưỡng hoặc có tranh chấp, có thể cần thêm xác nhận từ họ về việc Anh/Chị đảm nhận trách nhiệm chính.

Quy trình đăng ký người phụ thuộc khi quyết toán thuế

Khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng năm, Anh/Chị cần đăng ký người phụ thuộc qua cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc qua ứng dụng eTax. Quy trình được hướng dẫn tại Điều 18 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 79/2022/TT-BTC), thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ xác nhận tại UBND xã/phường nơi em trai cư trú

Anh/Chị liên hệ UBND xã/phường ở quê (nơi em trai đang sinh sống cùng bố mẹ) để xin giấy xác nhận nuôi dưỡng. Cung cấp các giấy tờ chứng minh quan hệ, khuyết tật và bằng chứng chi phí (nếu có). UBND sẽ xác minh thực tế tại chỗ, thường mất 3-5 ngày làm việc, và cấp giấy xác nhận miễn phí hoặc phí hành chính không quá 100.000 đồng theo quy định tại Nghị định 34/2019/NĐ-CP về phí, lệ phí.

Xem thêm: Việc đứng tên hộ một cửa hàng mỹ phẩm online cho người thân trong thời gian họ chưa đủ điều kiện pháp lý đã khiến tôi trở thành chủ thể bị gọi làm việc khi phát sinh chênh lệch lớn giữa doanh thu thực tế và mức thuế khoán đã đăng ký, mặc dù tôi không trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh, không hưởng lợi nhuận và cũng không tham gia điều hành, hiện tại cơ quan thuế yêu cầu tôi kê khai bổ sung toàn bộ doanh thu trên tài khoản liên quan và nộp phần chênh lệch, trong tình huống này tôi có thể chuyển nghĩa vụ sang người thực tế kinh doanh hay bắt buộc phải chịu hoàn toàn vì là người đứng tên?

Bước 2: Đăng ký người phụ thuộc qua cơ quan thuế

Sau khi có đầy đủ hồ sơ (bao gồm giấy xác nhận từ UBND), Anh/Chị nộp Phụ lục 01-1A/TNCN (mẫu đăng ký người phụ thuộc) kèm hồ sơ chứng minh cho Chi cục Thuế quận/huyện nơi Anh/Chị cư trú (ở thành phố) hoặc qua cổng thông tin điện tử etax.gdt.gov.vn. Thời hạn nộp là trước ngày 31/3 năm sau năm tính thuế (ví dụ: quyết toán năm 2023 nộp trước 31/3/2024). Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ trong 10-15 ngày và thông báo kết quả.

Bước 3: Áp dụng giảm trừ khi quyết toán thuế

Sau khi được chấp thuận, Anh/Chị áp dụng mức giảm trừ 4.400.000 đồng/tháng cho người phụ thuộc khuyết tật (theo Điều 19 Luật Thuế TNCN và Thông tư 111/2013/TT-BTC). Nếu quyết toán qua tạm ứng thuế, điều chỉnh số thuế đã khấu trừ và hoàn thuế nếu đủ điều kiện. Trường hợp cơ quan thuế từ chối do thiếu chứng minh nuôi dưỡng, Anh/Chị có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp Anh/Chị được hưởng giảm trừ gia cảnh hợp pháp, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNCN và tránh rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.