Chuyện là tôi có đi công tác nước ngoài và được công ty chi trả toàn bộ chi phí vé máy bay, khách sạn nhưng hóa đơn lại mang tên công ty ở nước ngoài chứ không có mã số thuế của công ty tại Việt Nam, giờ kế toán bảo khoản này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và tôi phải chịu thuế TNCN cho khoản “lợi ích kèm theo” này, liệu cách xử lý của kế toán công ty tôi như vậy có đúng với thông tư hướng dẫn về thuế hiện hành không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Chi phí công tác nước ngoài có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng điều kiện là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật (Điều 4). Cụ thể, đối với chi phí công tác nước ngoài như vé máy bay và khách sạn, Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn rằng chứng từ phải chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam.

Trong trường hợp hóa đơn mang tên công ty nước ngoài và không có mã số thuế (MST) của công ty tại Việt Nam, khoản chi phí này có thể bị loại khỏi diện được trừ nếu không đáp ứng các yêu cầu về chứng từ nước ngoài. Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (Khoản 2 Điều 6), chứng từ nước ngoài phải được lập theo quy định của quốc gia nơi phát sinh, kèm theo giấy tờ dịch thuật công chứng nếu cần, và doanh nghiệp phải chứng minh mối liên hệ kinh doanh (như hợp đồng công tác, quyết định cử đi công tác). Nếu hóa đơn chỉ mang tên công ty nước ngoài mà không có thông tin liên kết rõ ràng với doanh nghiệp Việt Nam, cơ quan thuế có thể coi đây là chi phí không hợp lệ, dẫn đến việc loại trừ khỏi chi phí được trừ. Do đó, cách xử lý của kế toán công ty bạn là phù hợp với quy định hiện hành, nhằm tránh rủi ro bị truy thu thuế TNDN (tỷ lệ 20% trên khoản chi phí bị loại).

Xem thêm: Mình đang gặp vướng mắc về hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp do bên cung cấp vật tư cho công ty mình vừa bị cơ quan thuế thông báo là doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh, trong khi hàng hóa mình đã nhận và thanh toán chuyển khoản đầy đủ từ năm ngoái rồi, bây giờ kế toán bảo là những hóa đơn này có nguy cơ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế cuối năm, có cách nào để mình chứng minh giao dịch này là thật và bảo vệ được số tiền thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ không?

Để khắc phục, doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ chứng minh:

• Quyết định cử nhân viên đi công tác từ ban lãnh đạo.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận với đối tác nước ngoài liên quan đến chuyến đi.
• Bản dịch công chứng hóa đơn nước ngoài sang tiếng Việt, kèm xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại nước ngoài nếu yêu cầu.

Khoản chi phí này có phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dưới dạng "lợi ích kèm theo" không?

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung), lợi ích kèm theo từ người sử dụng lao động là khoản thu nhập chịu thuế TNCN nếu không thuộc diện chi phí hợp lý của doanh nghiệp (Điều 2). Cụ thể, Thông tư 20/2026/TT-BTC (Khoản 3 Điều 10) quy định rằng nếu chi phí công tác nước ngoài được chi trả toàn bộ nhưng hóa đơn không hợp lệ để trừ TNDN, thì phần giá trị này có thể được coi là lợi ích cá nhân mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên, dẫn đến nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn với mức thuế suất lũy tiến từng phần (từ 5% đến 35%, tùy theo mức thu nhập).

Xem thêm: Thuế suất thuế tài nguyên đối với hoạt động khai thác nước ngầm phục vụ sản xuất công nghiệp hiện nay được tính dựa trên mét khối nước thực tế sử dụng hay dựa trên công suất thiết kế của giếng khoan?

Trong trường hợp của bạn, nếu kế toán loại khoản chi phí khỏi TNDN, thì giá trị vé máy bay và khách sạn có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân, trừ đi các khoản miễn thuế (nếu có, như mức khấu trừ gia cảnh 11 triệu đồng/tháng). Cách xử lý này là đúng theo quy định, vì doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai và nộp thay thuế TNCN cho nhân viên (theo Điều 25 Luật Thuế TNCN). Nếu không khấu trừ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi).

Để tránh tình huống này, cá nhân và doanh nghiệp nên:

• Yêu cầu hóa đơn đứng tên cá nhân hoặc doanh nghiệp Việt Nam nếu có thể.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ để chứng minh tính chất công tác, tránh bị coi là lợi ích cá nhân.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ và kê khai thuế giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu, phạt chậm nộp (0,03%/ngày) và tối ưu hóa chi phí thuế hợp pháp. Đồng thời, cá nhân được bảo vệ quyền lợi về thu nhập chịu thuế chính xác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.