Cho em hỏi hiện tại em chỉ sử dụng sổ Phiếu Thu / Phiếu Chi thôi. Chỗ phiếu thu thì bán hàng cũng dùng, nhận cọc (có trả lại) và thu khác (thanh lý đồ đạc, hàng hoá) cũng dùng. Nghiên cứu quy định mới theo mức doanh thu, dù chưa kê khai gì nhưng em cũng muốn làm rõ chỗ này để áp dụng cho nó đúng và quen, sau đỡ rối. Nếu chỉ sử dụng sổ Thu / Chi thì có được không, có cần nêu rõ là khoản thu gì trong nội dung không, hay phải tách mỗi loại mỗi sổ riêng 1. Sổ hoá đơn bán hàng: ghi hoá đơn, căn cứ doanh thu 2. Sổ công nợ: nhận hoàn cọc, các khoản phải trả 3. Sổ thu chi: ghi nhận tất cả các khoản tiền, bao gồm doanh thu, chi phí, thanh lý hàng, nhà cung cấp, lương… Sao để vừa đơn giản và đủ dùng hả anh chị, em cảm ơn.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về việc sử dụng sổ Phiếu Thu, Phiếu Chi

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC và Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc DNNVV nộp thuế theo phương pháp kê khai có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán đơn giản. Sổ theo dõi thu, chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là loại sổ bắt buộc để ghi nhận mọi biến động về tiền của doanh nghiệp theo trình tự thời gian. Anh/Chị cần lưu ý rằng sổ Thu/Chi không thể thay thế hoàn toàn các loại sổ chi tiết khác như sổ theo dõi doanh thu hay sổ công nợ. Việc chỉ sử dụng duy nhất một loại sổ mà bỏ qua các nghĩa vụ ghi chép khác có thể dẫn đến hành vi vi phạm về chứng từ, sổ sách kế toán, bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Hướng dẫn phân loại và ghi chép nội dung sổ sách hiệu quả

Xem thêm: Trường hợp đã lỡ ủy quyền cho công ty quyết toán thuế thay nhưng sau đó phát hiện công ty kê khai sai dẫn đến không được hoàn thuế, thì cá nhân có thể tự nộp lại hồ sơ điều chỉnh hay không và quy trình thực hiện ra sao?

Để hệ thống sổ sách vừa đơn giản, vừa đáp ứng yêu cầu thanh tra thuế năm 2026, Anh/Chị nên triển khai theo lộ trình sau:

Ghi chi tiết nội dung nghiệp vụ trên Phiếu Thu và Phiếu Chi Nội dung trên phiếu phải phản ánh rõ bản chất của giao dịch để làm căn cứ phân loại doanh thu chịu thuế hoặc chi phí được trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (đã sửa đổi, bổ sung). Đoạn văn này giải thích rằng thay vì ghi chung chung là "Thu tiền", Anh/Chị cần ghi cụ thể như: "Thu tiền bán hàng theo hóa đơn số…", "Nhận tiền đặt cọc theo hợp đồng số…" hoặc "Thu thanh lý công cụ dụng cụ theo biên bản…". Việc ghi chép chi tiết ngay từ đầu giúp kế toán dễ dàng bóc tách các khoản thu không tính vào doanh thu (như tiền cọc, tiền hoàn thuế) và các khoản thu nhập khác, từ đó giúp doanh nghiệp tránh được việc bị cơ quan thuế tính chồng thuế hoặc ấn định thuế sai lệch do không chứng minh được nguồn gốc dòng tiền.

Tổ chức sổ công nợ và sổ hóa đơn song song với sổ Thu/Chi Dù Anh/Chị muốn đơn giản hóa, nhưng việc duy trì Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế là yêu cầu bắt buộc theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Đoạn văn này giải thích rằng sổ hóa đơn giúp Anh/Chị kiểm soát việc xuất hóa đơn đầu ra đúng thời điểm thanh toán hoặc giao hàng, tránh rủi ro bị phạt hành chính về hóa đơn từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đồng thời, sổ công nợ sẽ giúp theo dõi các khoản "Nhận hoàn cọc" hoặc "Trả nợ nhà cung cấp" một cách chính xác, đảm bảo các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên luôn được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.

Xem thêm: Nếu số thuế đã nộp trong năm lớn hơn số thuế phải nộp sau quyết toán thì ngoài việc hoàn lại tiền, cá nhân có thể lựa chọn chuyển số dư sang năm sau để bù trừ không?

Tổng hợp số liệu vào Sổ cái và lưu trữ chứng từ kế toán Cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, Anh/Chị nên thực hiện việc đối chiếu số liệu giữa sổ Thu/Chi tổng hợp với các sổ chi tiết hóa đơn và công nợ để đảm bảo tính khớp đúng. Đoạn văn này giải thích rằng việc tổng hợp định kỳ giúp doanh nghiệp sớm phát hiện các khoản chi thiếu chứng từ gốc hoặc các hóa đơn đầu vào không hợp lệ để có phương án xử lý kịp thời trước kỳ quyết toán thuế năm 2026. Toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm theo hóa đơn, hợp đồng phải được đóng tập và lưu trữ an toàn trong thời hạn ít nhất 10 năm theo quy định của Luật Kế toán 2015, tạo thành một hệ thống bằng chứng thép giúp doanh nghiệp tự tin giải trình và bảo vệ số liệu trước mọi đợt kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế địa phương.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí kế toán và dễ dàng kê khai thuế đúng hạn. Đồng thời, hệ thống sổ sách rõ ràng hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.