Anh/chị có thể cho em biết nếu bị mất chứng từ khấu trừ thuế thì có thể xin lại được không hay phải dùng cách khác để chứng minh?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Khả năng xin lại chứng từ khấu trừ thuế

Chứng từ khấu trừ thuế (bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân – TNCN hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp – TNDN) là tài liệu quan trọng để người nộp thuế chứng minh số thuế đã khấu trừ và kê khai quyết toán. Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế TNCN và Nghị định 65/2013/NĐ-CP), nếu chứng từ gốc bị mất, người nộp thuế hoàn toàn có quyền yêu cầu bên khấu trừ (thường là đơn vị chi trả thu nhập) cấp lại bản sao hoặc chứng nhận khấu trừ thuế. Tương tự, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Nghị định 123) cũng cho phép cấp bản sao chứng từ điện tử hoặc giấy từ dữ liệu lưu trữ của bên khấu trừ, miễn là chứng từ gốc đã được lập hợp pháp và lưu trữ đúng quy định. Việc cấp lại không bị giới hạn thời gian, nhưng cần thực hiện trước khi hết hạn kê khai quyết toán thuế (thường là ngày 90 sau khi kết thúc năm tài chính).

Quy trình yêu cầu cấp lại chứng từ

Để xin cấp lại chứng từ khấu trừ thuế, người nộp thuế cần thực hiện theo các bước sau, dựa trên quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy trình này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp với cơ quan thuế.

Xem thêm: Mình kiểm tra trên Etax thì thấy tổng thu nhập chịu thuế hiển thị cao hơn so với số liệu tự cộng từ bảng lương từng tháng, nên đang thắc mắc không biết hệ thống có tự động cộng thêm các khoản phụ cấp hoặc thưởng mà mình không để ý không?

Bước 1: Liên hệ bên khấu trừ

Người nộp thuế gửi văn bản yêu cầu chính thức (bằng giấy hoặc điện tử qua hệ thống iHTKK nếu áp dụng) đến bên khấu trừ, nêu rõ thông tin chứng từ bị mất như kỳ khấu trừ, số tiền khấu trừ, và lý do mất mát. Bên khấu trừ phải kiểm tra dữ liệu lưu trữ và cấp bản sao trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu, theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Nếu chứng từ là dạng điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bản sao có thể được gửi qua email hoặc cổng thông tin điện tử.

Bước 2: Nộp hồ sơ bổ sung nếu cần

Nếu bên khấu trừ yêu cầu xác minh thêm, chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Văn bản yêu cầu cấp lại chứng từ (có chữ ký người yêu cầu).
• Bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của người nộp thuế.
• Giấy xác nhận mất chứng từ từ cơ quan công an (nếu mất do trộm cắp hoặc sự cố bất khả kháng).

Hồ sơ này giúp bên khấu trừ xác thực và cấp chứng nhận thay thế, đảm bảo tính pháp lý theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 3: Kê khai với cơ quan thuế

Sau khi nhận bản sao, người nộp thuế sử dụng để kê khai quyết toán thuế tại Chi cục Thuế quản lý. Nếu bên khấu trừ không hợp tác, có thể khiếu nại lên Cục Thuế tỉnh/thành phố theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Không có mức phí chính thức cho việc cấp lại, nhưng nếu phát sinh chi phí in ấn hoặc gửi bưu điện, bên khấu trừ có quyền thu hợp lý (không quá 500.000 đồng theo thông lệ).

Xem thêm: Em thấy trên Etax có hiển thị một chỉ tiêu về số thuế còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau nhưng không hiểu rõ cách sử dụng, không biết khoản này có liên quan gì đến việc hoàn thuế hay chỉ dùng để bù trừ cho năm tiếp theo?

Các cách chứng minh thay thế nếu không xin lại được

Nếu không thể xin lại chứng từ từ bên khấu trừ (ví dụ: bên khấu trừ đã giải thể hoặc không lưu trữ), người nộp thuế có thể sử dụng các phương thức chứng minh khác theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các cách này bao gồm:

• Truy xuất dữ liệu từ hệ thống quản lý thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế, nơi lưu trữ thông tin khấu trừ từ báo cáo của bên khấu trừ.
• Sử dụng hợp đồng, biên bản thanh toán hoặc sao kê ngân hàng chứng minh khoản thu nhập và khấu trừ tương ứng, kết hợp với xác nhận từ cơ quan thuế địa phương.
• Nộp đơn đề nghị cơ quan thuế xác nhận số thuế đã khấu trừ dựa trên dữ liệu tổng hợp, với mức phạt chậm nộp nếu kê khai muộn từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm (theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019).

Những phương thức này giúp tránh bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính (từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng nếu không chứng minh được).

Việc tuân thủ quy định về chứng từ khấu trừ thuế giúp người nộp thuế tránh rủi ro truy thu, phạt chậm nộp và đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế hợp pháp. Đồng thời, duy trì hồ sơ lưu trữ đầy đủ góp phần nâng cao tính minh bạch trong giao dịch kinh tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.