Mọi người ơi cho em hỏi rút tiền mặt từ tài khoản công ty bình thường phải không ạ, sao có người bảo rút tiền mặt từ tài khoản công ty phải giải trình là sao ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất pháp lý của việc rút tiền mặt doanh nghiệp

Rút tiền mặt là hoạt động tài chính bình thường để phục vụ chi tiêu nội bộ (lương, tạm ứng, chi phí nhỏ lẻ). Tuy nhiên, tính "bình thường" này phải dựa trên nền tảng của Luật Kế toán 2015. Mọi khoản tiền ra khỏi tài khoản công ty phải có chứng từ gốc (phiếu chi, hóa đơn) để chứng minh mục đích kinh doanh. Nếu không có chứng từ, khoản tiền này có thể bị cơ quan thuế coi là thu nhập cá nhân của người rút và truy thu thuế TNCN.

Tại sao ngân hàng yêu cầu giải trình?

Ngân hàng yêu cầu giải trình không phải để gây khó dễ mà để tuân thủ Luật Phòng, chống rửa tiền 2022. Có hai ngưỡng quan trọng Anh/Chị cần lưu ý:

• Ngưỡng giao dịch lớn: Theo Quyết định 11/2023/QD-TTg, các giao dịch từ 400 triệu đồng trở lên phải được báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước.
• Dấu hiệu đáng ngờ: Nếu rút tiền mặt số lượng lớn thường xuyên hoặc rút hết số dư ngay sau khi tiền về, ngân hàng có trách nhiệm thẩm tra mục đích để ngăn chặn hành vi trốn thuế hoặc rửa tiền. Việc không giải trình có thể dẫn đến mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng theo Nghị định 88/2019/NĐ-CP.

Quy trình thực hiện rút tiền và giải trình an toàn

Để giao dịch diễn ra suôn sẻ, Anh/Chị nên thực hiện theo quy trình chuẩn sau đây:

Bước 1: Thiết lập hồ sơ mục đích chi tiêu

Thực hiện tại văn phòng công ty

Trước khi ra ngân hàng, kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng tiền mặt. Các tài liệu này bao gồm:

• Phiếu rút tiền mặt theo mẫu của ngân hàng;
• Giấy ủy quyền (nếu người đi rút không phải đại diện pháp luật);
• Chứng từ gốc kèm theo:

• Danh sách chi lương;
• Hợp đồng tạm ứng cho nhân viên đi công tác;
• Đề nghị thanh toán cho các chi phí dưới 20 triệu đồng (không bắt buộc chuyển khoản). Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp chủ động số liệu khi ngân hàng phỏng vấn trực tiếp tại quầy.

Bước 2: Giao dịch và xác thực tại quầy ngân hàng

Làm việc trực tiếp với giao dịch viên

Người đại diện mang hồ sơ và CCCD gốc đến ngân hàng. Ngân hàng sẽ kiểm tra chữ ký chủ tài khoản, dấu công ty và tính hợp lý của bộ hồ sơ. Đối với các khoản rút dưới 100 triệu, thủ tục thường nhanh gọn. Tuy nhiên, nếu rút số tiền lớn vượt định mức chi tiêu hàng ngày của doanh nghiệp, ngân hàng có thể yêu cầu ký cam kết mục đích sử dụng tiền mặt. Anh/Chị cần đảm bảo thông tin cung cấp trùng khớp với số liệu trên chứng từ đã chuẩn bị ở Bước 1.

Bước 3: Giải trình bổ sung và hạch toán kế toán

Hoàn tất nghĩa vụ sau giao dịch

Trong trường hợp ngân hàng yêu cầu giải trình bằng văn bản (đối với giao dịch trên 400 triệu hoặc giao dịch đáng ngờ), doanh nghiệp phải cung cấp văn bản giải trình chi tiết về nguồn gốc và kế hoạch sử dụng vốn trong vòng 24-48 giờ. Sau khi nhận tiền, kế toán phải hạch toán ngay vào sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và lưu trữ chứng từ này trong ít nhất 10 năm để phục vụ công tác thanh tra thuế sau này.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, duy trì uy tín tài chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Việc giải trình kịp thời còn hỗ trợ kiểm toán nội bộ hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Xem thêm: Mình có 2 người phụ thuộc nhưng khi tính giảm trừ chỉ ra số tiền tương ứng 1 người thì nguyên nhân thường là gì vậy ạ?

Xem thêm: Anh/chị cho em hỏi em đã được hoàn thuế năm 2022 rồi nhưng năm 2023 nộp hồ sơ lại bị báo trùng dữ liệu thì có phải do hệ thống lỗi không ạ?