Mọi người cho em hỏi với em đang làm quyết toán thuế năm 2025 nhưng em thay đổi căn cước công dân chưa cập nhật với công ty nên công ty đã chốt với cơ quan thuế theo căn cước công dân cũ nên bây giờ hệ thống Etax không hiện tên công ty nộp thuế nên bây giờ em không hoàn trên phần mềm được mà phải đến cơ quan thuế mọi người hướng dẫn giúp em.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nguyên nhân phát sinh vấn đề

Việc thay đổi căn cước công dân (CCCD) mà chưa cập nhật kịp thời với cơ quan thuế dẫn đến thông tin không đồng bộ trên hệ thống quản lý thuế điện tử (Etax). Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, người nộp thuế có trách nhiệm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, bao gồm số CCCD. Đồng thời, Luật Căn cước 2023 tại Điều 28 quy định CCCD là giấy tờ tùy thân bắt buộc phải cập nhật trong các giao dịch hành chính, thuế má. Do công ty đã quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025 dựa trên CCCD cũ, hệ thống Etax không nhận diện được thông tin nộp thuế của công ty, khiến việc hoàn thuế trực tuyến bị gián đoạn.

Quy trình cập nhật thông tin CCCD với cơ quan thuế

Để khắc phục, Anh/Chị cần thực hiện cập nhật thông tin CCCD trước khi tiến hành hoàn thuế. Quy trình này được hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư 105/2020/TT-BTC và có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua cổng thông tin điện tử nếu hệ thống cho phép.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cập nhật

Anh/Chị cần thu thập các tài liệu sau để chứng minh thay đổi CCCD:

Xem thêm: Mẹ mình bán rau và có làm giấy phép kinh doanh vào tháng 4/2025 khi nhận bìa cứng mình cũng có lên thuế để kê khai lần 1 nhưng khi lên họ chỉ hướng dẫn qua loa hỏi bán gì mình nói bán rau thì bảo thu nhập thấp nên cứ về không phải vội hai hôm sau mình lại lên lần nữa thậm chí chở cả mẹ đi trong thời hạn 10 ngày kê khai nhưng họ vẫn nói bán rau thu nhập thấp không cần lo cứ về từ đó mình không lên nữa vì nghĩ đã được hướng dẫn rồi đến đầu tháng 4/2026 khi mọi người nói phải đi khai thuế hộ kinh doanh thì mình lên kê khai nhưng sau khi kiểm tra họ báo mẹ mình bị phạt 5,8 triệu do không kê khai đúng hạn và yêu cầu về chuẩn bị tiền nộp phạt thật sự mình không hiểu vì trước đó đã lên hỏi 2 lần thì đều được bảo không cần làm gì giờ lại bị phạt như vậy mọi người cho mình xin lời khuyên và cách xử lý với ạ chứ mẹ mình bán rau lời không bao nhiêu mà bị phạt như vậy thì khó quá.

• Bản sao CCCD mới (có chứng thực hoặc kèm bản gốc để đối chiếu).
• Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST (theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Giấy xác nhận thay đổi CCCD từ cơ quan công an (nếu yêu cầu).

Hồ sơ này giúp cơ quan thuế xác minh và cập nhật dữ liệu, tránh tình trạng không đồng bộ giữa công ty và cá nhân.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế

Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý nơi cư trú hoặc nơi công ty đăng ký kinh doanh. Thời hạn xử lý là 3 ngày làm việc theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Nếu nộp qua Etax, sử dụng chức năng "Thay đổi thông tin người nộp thuế" trên tài khoản cá nhân, nhưng do hệ thống đang lỗi, ưu tiên nộp trực tiếp để được hỗ trợ nhanh chóng. Cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận cập nhật, giúp đồng bộ dữ liệu với quyết toán của công ty.

Bước 3: Xác nhận đồng bộ với công ty

Sau khi cập nhật, thông báo cho bộ phận kế toán công ty để họ bổ sung biên bản quyết toán thuế TNCN năm 2025 với thông tin CCCD mới. Theo Điều 25 Thông tư 105/2020/TT-BTC, công ty có trách nhiệm điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trong quyết toán, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy trình hoàn thuế tại cơ quan thuế

Sau khi cập nhật CCCD, Anh/Chị không thể hoàn thuế trực tuyến trên Etax do dữ liệu chưa đồng bộ, nên phải thực hiện thủ tục trực tiếp. Quy trình này tuân thủ Điều 30 Thông tư 80/2021/TT-BTC

Bước 1: Nộp đơn đề nghị hoàn thuế

Xem thêm: Khi em nhập dữ liệu quyết toán trên Etax thì hệ thống báo phát sinh thêm số thuế phải nộp dù đã kiểm tra đầy đủ các khoản giảm trừ, nên đang nghi ngờ có thể do doanh nghiệp chưa cập nhật đủ dữ liệu lên hệ thống đúng không ạ?

Chuẩn bị và nộp đơn theo mẫu 01/ĐNHT (Phụ lục III Thông tư 80/2021/TT-BTC) tại Chi cục Thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán. Kèm theo:

• Quyết toán thuế TNCN năm 2025 của công ty (bản sao).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 14A).
• Giấy xác nhận cập nhật CCCD từ bước trên.

Cơ quan thuế sẽ kiểm tra trong 3 ngày làm việc để xác nhận điều kiện hoàn thuế (thuế nộp thừa từ 20% trở lên số thuế phải nộp).

Bước 2: Xử lý và quyết định hoàn thuế

Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ trong 40 ngày (hoặc 60 ngày nếu phức tạp) theo Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu đủ điều kiện, họ sẽ ra quyết định hoàn thuế bằng chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Anh/Chị. Trường hợp từ chối, phải thông báo lý do bằng văn bản. Lưu ý, nếu chậm trễ do lỗi hệ thống, Anh/Chị có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011.

Bước 3: Nhận hoàn thuế và theo dõi

Sau quyết định, hoàn thuế được thực hiện trong 10 ngày làm việc. Giữ biên lai và quyết định để đối chiếu sau này. Nếu có sai sót thêm, liên hệ ngay cơ quan thuế để điều chỉnh, tránh phát sinh lãi chậm nộp (0,03%/ngày theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019).

Việc tuân thủ cập nhật thông tin kịp thời giúp tránh gián đoạn hoàn thuế, giảm rủi ro phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi hoàn trả thuế TNCN đầy đủ. Đồng thời, duy trì dữ liệu chính xác trên hệ thống Etax hỗ trợ các giao dịch thuế sau này thuận lợi hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.