Trách nhiệm của đơn vị tổ chức khi hội thảo bị đình chỉ

Việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam là hoạt động đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Trong quá trình vận hành, nếu hội thảo không may bị đình chỉ, đơn vị tổ chức đóng vai trò quan trọng nhất trong việc xử lý các hậu quả pháp lý và thực tế phát sinh. Với kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu, Công ty Luật ACC đã đúc kết các quy định trọng tâm liên quan đến trách nhiệm của đơn vị tổ chức trong tình huống này dựa trên Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

1. Các trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế bị đình chỉ

Theo tinh thần của Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg, hội nghị hoặc hội thảo quốc tế có thể bị đình chỉ tổ chức nếu vi phạm các nguyên tắc cơ bản như:

• Nội dung hội thảo có dấu hiệu tuyên truyền chống phá, xuyên tạc lịch sử, xâm phạm an ninh quốc gia hoặc gây phương hại đến quan hệ đối ngoại.
• Vi phạm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước hoặc an ninh dữ liệu cá nhân.
• Không tuân thủ các quy định về thủ tục xin phép, đăng ký hoặc thay đổi nội dung mà không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
• Tổ chức không đúng với chương trình, phạm vi đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

Khi cơ quan chức năng ban hành quyết định đình chỉ, đơn vị tổ chức phải ngay lập tức dừng mọi hoạt động liên quan đến hội thảo.

2. Trách nhiệm pháp lý của đơn vị tổ chức khi có quyết định đình chỉ

Khi nhận được quyết định đình chỉ, đơn vị tổ chức không chỉ đơn thuần là dừng hoạt động mà phải thực hiện các trách nhiệm cụ thể để giảm thiểu thiệt hại và tuân thủ yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước theo Điều 11 Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg.

2.1. Trách nhiệm thực hiện lệnh đình chỉ và thông báo

Đơn vị tổ chức phải dừng ngay lập tức mọi hoạt động thuộc khuôn khổ hội nghị, hội thảo tại thời điểm nhận được quyết định đình chỉ. Đồng thời, đơn vị cần:

• Thông báo kịp thời cho các diễn giả, đại biểu và đối tác tham dự về việc dừng chương trình.
• Phối hợp với đơn vị cung cấp địa điểm, dịch vụ để tạm dừng hoặc hủy bỏ các dịch vụ liên quan nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn thẩm quyền cho phép tổ chức hội thảo quốc tế

2.2. Trách nhiệm phối hợp với cơ quan có thẩm quyền

Đơn vị tổ chức có nghĩa vụ giải trình và phối hợp chặt chẽ với cơ quan quản lý nhà nước đã ban hành quyết định đình chỉ:

• Cung cấp các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hội thảo khi được yêu cầu.
• Giải trình các hành vi vi phạm hoặc các vấn đề phát sinh dẫn đến quyết định đình chỉ.
• Thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả (nếu có) theo hướng dẫn của cơ quan chức năng.

2.3. Trách nhiệm dân sự đối với đại biểu và đối tác

Đơn vị tổ chức phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các tổn thất dân sự phát sinh từ việc hội thảo bị đình chỉ, bao gồm:

• Hoàn trả kinh phí cho các đơn vị tài trợ nếu có thỏa thuận.
• Giải quyết các tranh chấp với nhà cung cấp dịch vụ hoặc các đại biểu đã đóng phí tham dự.

3. Bảng theo dõi các đầu việc cần xử lý khi hội thảo bị đình chỉ

Để giúp các doanh nghiệp và tổ chức hình dung rõ hơn, dưới đây là bảng tổng hợp các trách nhiệm cần ưu tiên thực hiện:

>>> Xem thêm tại đây: Tư vấn xử lý hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chưa hợp lệ

Việc tuân thủ đúng Quyết định số 30/2026/QĐ-TTg không chỉ giúp đơn vị tổ chức tránh được các chế tài xử phạt hành chính mà còn bảo vệ uy tín lâu dài của đơn vị trên thị trường.

Để đảm bảo các quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật và có phương án dự phòng hiệu quả, bạn có thể tham khảo ý kiến từ Công ty Luật ACC. Với đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn giải quyết các thắc mắc về thủ tục hành chính, tư vấn giải pháp quản lý rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của đơn vị. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu!